Maria Karlsson har lång erfarenhet av att jobba med offentlig upphandling. Hon var tidigare Public Bid Manager vid ett bolag men arbetar nu som anbudskonsult med egen firma. Idag hjälper hon företag som levererar till offentlig sektor att förbättra sitt anbudsarbete såväl praktiskt som organisatoriskt. Tendium träffade Maria för en intervju och frågade hur hennes syn på offentlig upphandling har förändrats när hon gått från Public Bid Manager till anbudskonsult. I detta inlägg delar hon med sig av sin stora erfarenhet inom offentlig upphandling till Tendiums läsare. Ta del av Marias hjälpsamma tips!
Vad skiljer en anbudskonsult från en Public Bid Manager?
Maria har erfarenhet som både Public Bid Manager och anbudskonsult – roller som kanske inte borde vara så olika, men som enligt Maria faktiskt skiljer sig åt mycket. Som Public Bid Manager jobbar man för ett företag och lämnar anbud på offentliga upphandlingar. Maria förklarar att det arbetet ofta är väldigt fokuserat på själva upphandlingarna.
“Man är väldigt i själva upphandlingen. Ofta har man inte så många i sitt team. Man är ensam. Har man tur är det kanske en till.”
Detta förklarar Maria ofta gör att allt det runt om upphandlingen lätt blir lidande. Det finns nämligen ofta mycket som behöver göras före eller under tider ett anbudsarbete pågår. Till exempel finns kanske viktiga checklistor att bocka av, men sådant organisatoriskt arbete faller ofta bort eftersom man som Public Bid Manager inte hinner med. Sitter man dessutom i en organisation där anbudsteamet är separerat från säljorganisationen kan det verkligen bli ensamt.
“För mig är det jätteviktigt att man samspelar i företaget för att få det att fungera. Man behöver varandras input. Jag har suttit i organisationer där man faktiskt valt att flytta anbudsorganisationen in i säljavdelningen, för att man ska inse att man är ett team. Det gör det hela mycket, mycket lättare. Ofta skulle jag säga att en Public Bid Manager upplever sig själv som extremt ensam. Man ska stå där med alla deadlines själv.”, säger Maria.
I jobbet som anbudskonsult arbetar Maria fortfarande med de praktiska delarna av anbud, vilket hon tycker är väldigt roligt, men rollen fungerar i mångt och mycket som ett mentorskap. Det utgör ett arbete som är vägledande på ett annat sätt än arbetet som Public Bid Manager.
“Jag har möjlighet att rådge. Det är inte i huvudsak mitt ansvar att organisationen fungerar, men genom det jag gör får man oftast en förändring i organisationen. Den förändringen handlar främst om att man förstår att man behöver samspelet.”, förklarar hon.
I det vardagliga arbetet på ett företag har alla mycket att göra, men när Maria kommer in för att hjälpa till med anbudsarbetet finns ofta ett särskilt fokus på arbetet hon är där för att utföra. Hon försöker därför hjälpa kunderna att skapa ett anbudsarbete som fungerar även efter att hon lämnat dem.
“Hur ska vi jobba med det här framåt? Det är en sak att ta sig igenom upphandlingen när jag är där och styr, vet när allting ska lämnas in och ser till att anbudet ser snyggt och rent ut, men vad händer runt om anbudet? När ska man prata med vem? Det är nog sådant långsiktigt arbete som rör struktur och organisation som kunden egentligen allra mest vill lära sig mer om.”
Som anbudskonsult hjälper Maria företag med många olika typer av problem. Hon förklarar att det kan vara allt från praktiska saker i anbudsarbetet till organisatoriska eller samarbetsrelaterade problem. Det har hänt att hon kommit till företag där den som jobbar med anbud tycker att offentlig sektor är det roligaste som finns att jobba med, men som har hela organisationen eller företagsledningen emot sig. I sådana fall innebär Marias roll att skapa enighet i företaget, att alla är med på vad som ska göras i försäljningen till offentlig sektor och varför man gör det.
Ibland kan rådgivningen röra praktiska aspekter i anbudsarbetet, som huruvida man behöver ha en miljöpolicy eller vilka man vill och kan ange som referenser. Det kan röra sig om helt avgörande saker för att över huvud taget kunna lämna anbud. Arbetsuppgifterna för en anbudskonsult varierar alltså väldigt mycket. Olika organisationer behöver hjälp på olika plan i anbudsarbetet.
En Public Bid Manager behöver mandat att fatta beslut
En av de stora utmaningarna med att arbeta som Public Bid Manager menar Maria är ensamheten. Man blir lämnad med ett stort ansvar och mycket att göra, men får inte det stöd från kollegor som krävs för att kunna utföra sina arbetsuppgifter på ett välfungerande sätt. Har man mandat i ett företag kan man sätta ner foten och be sina kollegor svara på det som måste besvaras, göra det som krävs, eller se över något i anbudet som är viktigt. Man behöver nämligen kunna lita på att det som angivits är rätt och riktigt, förklarar Maria.
I arbetet som anbudskonsult råder Maria till att dubbelkolla fakta, men det kan vara svårare att vara bestämd och kräva information av de anställda vid företaget när man rådgiver en kund.
“Om jag jobbar på ett företag så skulle jag ju kunna sätta ner foten och verkligen säga ‘Men stopp och belägg! Vi går inte vidare förrän du verkligen kan visa mig att det är på sättet du säger.’ Så hård kan jag kanske inte vara i min konsultroll, om det inte är något som kunden faktiskt efterfrågar. Där kan det skilja sig mellan rollen som anbudskonsult och Public Bid Manager. Som konsult kan man ibland stå och väga lite. Hur tuff kan jag vara?”
För en Public Bid Manager är det dock viktigt att ha mandat, menar Maria. Man måste se till att man får fatta beslut, och vilka typer av beslut man behöver få rätt till att fatta. En Public Bid Manager sitter på mycket kunskap om den offentliga affären och kan komma med många kloka råd och insikter.
Det handlar också om respekt för den som hanterar anbud till offentlig sektor på ett företag, förklarar hon. Det är nämligen inte ovanligt att de som jobbar som Public Bid Manager är stressade, har mycket att göra och får sitta med ett anbud sista kvällen innan det ska lämnas in, helt enkelt för att kollegor inte lämnat ifrån sig nödvändiga uppgifter i tid. Som anbudsansvarig vid ett företag behöver man alltså få mandat att kunna fatta beslut och kräva uppgifter i tid. Anbudsarbetet blir på så vis både effektivare och roligare.
Svårt för företag att ta sig in på den offentliga marknaden
Maria tycker att offentlig upphandling blir roligare och roligare för varje år, men från sin position som anbudskonsult ser hon svårigheterna många har med att komma in på den offentliga marknaden. Det gör henne orolig. Hon förklarar att hon ibland även pratar med kommuner som inte vet vad de kan göra för att förändra sitt agerande och tänka nytt. Man tittar i stället i stor utsträckning på vad man gjorde förra gången.
Maria förklarar att hon, när hon själv jobbade som Public Bid Manager, hade fördelen att bolaget var välkänt bland kommunerna. De erbjöd produkter och tjänster som låg långt i framkant och företaget hade deltagit i offentlig upphandling länge. Det var alltså inte särskilt svårt att få tid och utrymme till att samtala med kommunerna. I sin roll som anbudskonsult ser hon dock hur företag som försöker göra saker på nya sätt får kämpa. Det är något hon försöker bidra till att förändra genom att hjälpa företag att förbättra sitt anbudsarbete.
Bakgrunden som Public Bid Manager hjälper Maria enormt mycket när hon vägleder organisationer som anbudskonsult. Hon har själv upplevt de svårigheter man kan stöta på i anbudsarbetet. Hon berättar att hon först trodde att arbetet som anbudskonsult skulle innebära arbete med upphandlingsdokumentation, men att det visat sig handla mycket om det som finns runtomkring, som att organisera sig inom företaget och att förstå sig på lagstiftningen, vad man får göra och inte, och vem som får göra vad.
“Det finns fortfarande väldigt många sådana frågor där ute, som jag kanske inte trodde att det skulle finnas. Jag skulle säga att tryggheten för mig är att jag gjort det här under väldigt lång tid. Det hjälper mig i det som kommer nu.”, säger Maria.
Jobba strukturerat med dokumentation
I anbudsarbete finns flera olika nödvändiga hjälpmedel. Maria berättar att Excel och Google Meets är vanliga verktyg att använda och viktiga för struktur och kommunikation. I jobbet som anbudskonsult behöver Maria dock anpassa sig till vad kunden använder. Det är också något man utgår från när man är anställd som Public Bid Manager. Vad har företaget tillgång till för verktyg att arbeta med?
Maria förklarar att en gemensam dokumentationsyta är viktigt, samt att hjälpmedel för anbudsarbete är aktuellt både för Public Bid Managers och anbudskonsulter.
“Det jag saknar hos många är ett strukturerat sätt att jobba med dokumentation. Det är det jättemånga som inte gör. Saker ligger sparade någonstans. Där ser jag en koppling till Tendiums system. Framförallt många mindre organisationer tror jag behöver den hjälpen. Många som jobbar som anbudskonsulter har nog sett sådana verktyg som en konkurrent, men det tror jag att vi börjar överbrygga, att man börjar se det som hjälpmedel i stället.”, säger Maria.
Hon förklarar att en ren, enkel och praktisk filstruktur är viktigt för ett välfungerande anbudsarbete. Som anbudsgivare behöver man ett dokumentationssystem som kan hantera flera versioner av dokumentation. Att även kunna strukturera och söka igenom metadata, det vill säga information man dokumenterat om upphandlingar och arbetet med dessa, är viktigt för att göra anbudsarbetet lättarbetat.
Få hjälp med anbudsarbetet
Fler kunniga och vägledande personer behövs i upphandlingsbranschen, menar Maria. För den som är nyfiken på att jobba som anbudskonsult är Marias tips att bestämma sig för att man kan.
“Jag tror att vi blir bättre om vi har fler kollegor i branschen. Det finns jättemånga där ute som inte har råd att anställa någon som anbudsexpert och som behöver hjälp. Bestäm dig för att du kan. Har du jobbat med det här en tid så kan du. Våga tro på det.”, säger hon.
Precis som Tendium vill Maria sänka trösklarna för att delta i offentlig upphandling, så att fler företag kan lämna anbud och arbeta effektivt i anbudsprocessen. Behöver du Marias hjälp? Hitta bättre strukturer för ditt företags anbudsarbete och effektivisera er försäljning till offentlig sektor. Du hittar allt om hur Maria kan hjälpa dig på hennes hemsida.
Marias 3 tips för ett effektivt anbudsarbete
- Samspel. Ta del av varandras input, den behövs i anbudsarbetet. Se till att den som jobbar som Public Bid Manager har ett team att vända sig till och att hela företaget har en gemensam samsyn på vad anbudsarbetet innebär och kräver.
- Dokumentation. Använd en gemensam dokumentationsyta och ett strukturerat dokumentationssystem som möjliggör arbete med flera olika versioner av dokument, såväl som genomsökning av metadata.
- Beslutsrätt. Se till att den som är anbudsansvarig har mandat för att fatta de beslut denne behöver kunna fatta för ett hållbart och effektivt anbudsarbete.
Våra källor
I detta inlägg har vi arbetat med:
Maria Karlsson jobbar som anbudskonsult. Hon har tidigare varit Public Bid Manager och har drygt 20 års erfarenhet av arbete med upphandlingsfrågor. Maria driver numera det egna företaget Akiro Management där hon hjälper företag att utveckla sin försäljning till offentlig sektor genom utbildningar, individuellt mentorskap och praktisk vägledning. Du kan läsa mer om Marias arbete på hennes hemsida eller LinkedIn.
