Hur skriver man anbud? – Ta del av 40 års erfarenhet

Det är en sak att ha koll på anbudsprocessen och alla dess olika steg, men att skriva själva anbudet är en annan, ibland ganska krånglig, sak. Hur går man tillväga för att författa ett riktigt bra, tydligt och säljande anbud? Nedan listar Tendiums egen upphandlingsexpert Göran Almén alla hjälpsamma råd du behöver för att skriva ihop ett förstklassigt anbud. Han tar också upp några vanliga anbudsmisstag (och hjälper dig att undvika dem!). Bli en anbudsexpert med oss!

Vilket verktyg ska jag använda för att skriva anbud?

När en upphandlande myndighet publicerar en upphandling använder och hänvisar till ett upphandlingsverktyg för inlämning av anbuden. Det finns olika upphandlingsverktyg. De vanligast förekommande i Sverige är Tendsign, E-avrop och Kommersannons.

Själva upphandlingsdokumenten är utformade som frågeformulär. De kan besvaras direkt i upphandlingsverktyget. Många upplever dock detta som lite krångligt. Det kan exempelvis vara svårt att få en bra överblick. För att få bättre koll på de svar man lämnar kan det därför vara enklare att skriva sitt anbud i ett separat dokument. Det gör det också ofta lättare att dela anbudet och samarbeta med kollegor i skrivprocessen.

Använd samma struktur som i upphandlingsdokumenten

Eftersom upphandlingsdokumenten är utformade som frågeformulär gör du klokast i att följa exakt samma struktur när du skriver ditt anbud. Kopiera samtliga frågor och använd dem i samma ordning som de presenteras i upphandlingsdokumenten. Gå igenom dessa systematiskt, del för del. Genom att använda dig av samma struktur och ordning säkerställer du att du inte missar någon relevant information. När det är dags för inlämning är det också enkelt att föra in alla svaren direkt i upphandlingsverktyget.

Vilka delar ska vara med i ett anbud?

Upphandlingsdokumenten, även kallat förfrågningsunderlaget, innehåller alla dokument en upphandlande myndighet använder för att förklara och redogöra för innehållet i en upphandling. I dessa finns olika typer av information du behöver känna till och förhålla dig till när du skriver ditt anbud.

• De administrativa villkoren ger leverantören en överblick över upphandlingen.
• Kraven på leverantören anger vilka krav som ställs på dig som ska leverera varan eller tjänsten.
• Krav på upphandlingsföremålet handlar om vad som ska upphandlas, till exempel en vara, tjänst eller byggentreprenad. Detta formuleras utifrån vad som är syftet med upphandlingen. Denna typ av information kan också kallas kravspecifikation eller teknisk specifikation. Vi går närmare in på olika typer av krav senare i detta inlägg.
• Grund för utvärdering är en viktig del i upphandlingsdokumenten. Den anger de tilldelningskriterier som upphandlaren utgår från när man ska avgöra vilket anbud som bäst motsvarar det som efterfrågas.
• Kontraktsvillkoren beskriver hur leveransen eller uppdraget kommer att utföras, samt de rättigheter och skyldigheter som gäller för leverantör och köpare.
• I upphandlingsdokumenten bör också information om kontraktsuppföljning finnas tillgänglig. Den handlar om hur upphandlaren följer upp och kontrollerar att kraven fullföljs. Den upphandlande myndigheten kan också bifoga en uppföljningsplan med en närmare beskrivning av hur uppföljningen av kontraktet kommer att ske.

Du kan läsa mer om upphandlingsdokumenten och vad de brukar innehålla i vårt blogginlägg Vad är förfrågningsunderlag?

Vad frågar man efter?

Det viktigaste att ha i åtanke när man skriver sitt anbud är vad upphandlaren faktiskt frågar efter. Notera och sammanfatta det huvudsakliga behovet. Vad ska din vara eller tjänst uppfylla för behov eller lösa för problem? Genom att göra detta tydligt för dig själv förser du texten och ditt arbete ett tydligt fokus. Det gör det enklare att hålla en röd tråd och göra texten lättbegriplig för upphandlaren.

Försök att anpassa det som ditt företag erbjuder, i form av varor, tjänster och kompetenser, till det som efterfrågas i upphandlingsdokumenten. Lyft det som är eftersträvansvärt i just det aktuella sammanhanget, ungefär som vid författandet av ett CV eller personligt brev i en rekryteringsprocess.

Det är toppen att vara superduktig på en enskild uppgift, men om det inte är det som efterfrågas av upphandlaren utgör det ingen fördel att skriva om det. Snarare kan anbudet upplevas spretigt. Stringens och tydlighet är att eftersträva – så att det du kan erbjuda den upphandlande myndigheten verkligen kommer fram ordentligt.

Förbered en materialbank

För att förenkla arbetet med att skriva anbud kan det vara fördelaktigt att ha tillgång till en materialbank. Det innebär att du förbereder en företagsdokumentation med information om företaget som ofta är aktuellt att inkludera eller bifoga i anbud.

För att sätta ihop en materialbank behöver du samla all nödvändig information om företaget. Det betyder att du kanske behöver vända dig till kollegor för olika uppgifter och dokument. Sammanställ dessa och se till att alla som på något vis är engagerade i arbetet med anbudet har tillgång till företagsdokumentationen.

En materialbank kan se ut på olika vis beroende på hur verksamheten är utformad och vilken typ av upphandlingar man intresserar sig för. Ta reda på vilken information som kan vara aktuell att ha nära till hands i just din organisation.

Nedan listar vi dock information som vanligtvis är nödvändig i en företagsdokumentation och som ofta är användbar att ha tillgänglig när man deltar i upphandlingar. De är baserade på Tillväxtverkets och Upphandlingsmyndighetens råd.

Information om företaget

• Företagets historia och basfakta
• Intressentbild –  Vilka har inflytande över eller påverkas av organisationen?
• Affärsområden – Inom vilket verksamhetsfält ingår organisationen? Hur ser fältet ut?
• Resurser – Vilka tillgångar finns inom företaget? Det kan röra sig om pengar, arbetskraft, lokaler, tid, råvaror eller kompetenser.

Information om tillstånd och behörighet

• Det kan i en upphandling ställas särskilda krav på att leverantören ska uppvisa tillstånd för att tillhandahålla en viss tjänst
• Det kan i en upphandling som avser en viss tjänst ställas krav på att leverantören ska vara medlem i en särskild organisation som är nödvändig för att leverantören ska kunna tillhandahålla tjänsten

Information om yrkesmässig kapacitet

• Referenser
• Intyg
• Förteckning över viktiga uppdrag
• Beskrivning av teknisk utrustning
• Uppgifter om utbildning för relevant personal
• Arbetsprover, beskrivningar och bilder

Information om ekonomi

• Årsomsättning
• Kvot mellan tillgångar och skulder
• Ansvarsförsäkring

Övrig information

• Policys
• Kvalitetssäkring
• Rutiner
• Jämställdhet
• Processer
• Värderingar
• Ekonomisk stabilitet
• Kapacitet inom enskilda områden

Hur visar jag att jag uppfyller kraven?

I upphandlingsdokumenten anges alltid kraven för upphandlingen. Det finns olika typer av krav. Skall-krav är obligatoriska och måste uppfyllas för att du ska klara den första fasen av anbudsprövningen, det vill säga kvalificeringen. Om dessa krav inte uppfylls är det ingen idé att lämna anbud på upphandlingen eftersom det kommer att diskvalificeras.

I upphandlingsdokumenten anges också för det mesta bör-krav, även kallade utvärderingskrav. Dessa bygger på kriterier utifrån vilka anbudet kommer att utvärderas. Om anbudet uppfyller dessa ökar anbudsgivarens chanser att vinna.

Det är därför viktigt att vara noggrann när man skriver fram den del av upphandlingen som rör uppfyllande av krav. För att ha goda chanser att vinna är det viktigt att inte bara visa att man lever upp till kraven, utan också hur. Var tydlig och gör det enkelt för upphandlaren att förstå exakt hur ditt företag kan möta och uppfylla de olika kraven. Det gäller även för bör-kraven, om några sådana finns angivna.

För att nå bästa möjliga resultat i utvärderingen bör all information som rör uppfyllande av krav vara enkelt och tydligt presenterad. Här är det särskilt noga att som anbudsgivare följa strukturen i upphandlingsdokumenten och säkerställa att alla frågor om krav har hanterats och besvarats. Begär information från kollegor om du är osäker på hur företaget uppfyller specifika krav.

I vårt blogginlägg Komplett guide: 14 steg för hur du lämnar anbud förklarar vi hur du kan använda funktionen “Frågor & Svar” för att tydliggöra oklara krav.

Skriv utifrån utvärderingskriterierna

Allt som skrivs i anbudet ska självklart vara korrekt och sakligt framfört. En av de viktigaste sakerna att tänka på är att texten ska beskriva något som efterfrågas och hur det verkligen skapar värde i just denna upphandling. Det kan till exempel innebära att man beskriver referensuppdrag eller kundberättelser som berör samma bransch som den pågående upphandlingen.

Att bifoga CV:n som beskriver vad personer som är aktuella för uppdraget har för erfarenheter i just den typen av affärer är också fördelaktigt. Ett vanligt misstag är att bifoga CV:n som radar upp utbildningar och kompetenser, som i och för sig är fina meriter, men som saknar relevans för det aktuella uppdraget.

Beskriv därför gärna på vilket sätt olika erfarenheter och tjänster svarar mot och lever upp till utvärderingskriterierna. Studera dessa noggrant och fundera över hur ni ska profilera er och vad ni bör betona utifrån dessa i ert anbud. Vilka erfarenheter, kunskaper och referenser tillför något till anbudet och visar att ni har det som krävs för att leverera det som efterfrågas?

Hur skriver man pris i anbud?

Prissättning kan ibland vara klurigt i ett anbud, beroende på hur utvärderingsmallen i upphandlingsdokumenten är utformad. Det är dock en myt att man som leverantör alltid måste vara billigast för att få sälja till offentlig sektor. Det vanligaste är att det förutom priset finns ytterligare kriterier utifrån vilka anbudet bedöms.

Här gäller det att vara kylig. Räkna fram och tillbaka på olika scenarier. Hur ser det ut om vi får maximala poäng för kvalitet, eller om det blir tvärtom? Ofta anges det om en fiktiv volym ska prissättas, det vill säga upphandlaren frågar vad en speciell volym av produkterna skulle kosta. Motsvarar den volymen det som verkligen ska levereras? Kan vi prissätta en “stark” produkt, det vill säga en produkt vi tror att vi kommer att få sälja mycket av, annorlunda, med till exempel högre marginaler?

Finns det möjligheter till merförsäljning när avtalet är igång? Hur noga det än specificeras vad som ska ingå i avtalet, är det vanligt att det kommer in extrabeställningar i stora volymer.

Sammanfatta alla delar, laborera med olika scenarier. Räkna ihop en marginal på hela anbudet, inte de enskilda delarna. Då finns det en stor chans att sätta ett bra pris och lyckas med affären.

Hur skriver man bilagor?

Ibland behöver man lämna bilagor när man skickar in sitt anbud. Det är viktigt att redan från början se över vilka dokument som måste skickas in, så att det finns tid att förbereda dessa internt. Säkerställ att ni faktiskt har de policys, system, utbildningar etcetera som efterfrågas. Diskutera med kollegor och be om hjälp att ta fram certifikat och dokument som är nödvändiga.

I arbetet med bilagor är en företagsdokumentation eller materialbank att föredra, eftersom all relevant information rörande bland annat kompetenser eller utrustning finns samlat redan från början.

När du arbetar med bilagor, se över om det finns tidigare formulerat material du kan använda, men var noga med att inte hänvisa till externa webbplatser eller källor. Den upphandlande organisationen ska få all efterfrågad och relevant information direkt vid anbudslämningen, annars finns risk att anbudet diskvalificeras.

Kontrollera att alla nödvändiga dokument finns bifogade och att samtliga är aktuella när ni skickar in anbudet.

Ge ett professionellt intryck

Att lämna anbud är som all annan marknadsföring. För att ge ett bra och professionellt intryck på upphandlaren är ett tips att se över det visuella i bilagor. Bilagorna bör se professionella och representabla ut. Använd den image, design och layout ni vanligtvis använder inom företaget och var konsekvent i samtliga bilagor. På så vis visar ni inte inte bara att ni har koll på det ni levererar, utan också att ni är duktiga på att vara professionella i andra sammanhang – som i anbudslämning.

Hur skriver man referenser?

I upphandlingar efterfrågas ofta referenser för att du som leverantör ska kunna visa att du besitter den kunskap du hävdar och har kapacitet att utföra det aktuella uppdraget. Vilka typer av referenser som efterfrågas kan skilja sig åt, men ofta begärs 1-3 stycken.

Referenserna kan vara specificerade. I en upphandling för städuppdrag kan det till exempel röra sig om att företaget ska ha städat ett visst antal kvadratmeter. Det kan också efterfrågas erfarenhet av uppdrag för offentlig sektor, eller ett visst antal utförda uppdrag under de senaste fem åren. Referenserna kan också vara av ett mer vagt slag, där den upphandlande organisationen begär beskrivningar av liknande uppdrag.

Det är viktigt att se till att uppgifterna på de referenser man lämnar är korrekta, aktuella och uppdaterade. Du bör också alltid fråga dina referenser om de kan ställa upp. Det är nämligen viktigt att de har möjlighet att svara i telefonen när upphandlaren ringer, annars kan anbudet bli diskvalificerat.

Skapa en referensdatabas

En referensdatabas är bra att ha för att enkelt nå den information du behöver om olika referenser. En sådan kan utformas exempelvis som ett exceldokument och bör innehålla:

• Företagsnamn för referensen
• Kontaktuppgifter
• Omfattningen av uppdraget (till exempel ekonomiskt värde eller andra parametrar som beskriver hur stort uppdraget var)
• Tidsperiod (start- och slutdatum för projeketet, så att du snabbt kan se om det är inom ramen för den tillåtna tidsperiod som referenskravet anger)

Att brottas med omfångsbegränsningar – hur skriver man lagom långt?

En av de svåraste sakerna i författandet av de flesta texter är att hålla sig till det angivna omfånget på exempelvis antal tecken eller ord. Anbudsskrivande är inget undantag. Det kan vara klurigt att försäkra sig om att man får med all nödvändig information inom omfånget som anges.

För att få ordning på sitt anbud och få fram all information inom det givna teckenantalet är det viktigt att tänka igenom sina svar ordentligt. Är de tydliga och kärnfulla? Kan saker skrivas på ett enklare sätt? Kan långa och krångliga meningar byggas om till flertalet korta? Finns onödiga mellanord, upprepningar eller utfyllnadsbeskrivningar som egentligen inte behövs?

Det kan vara en utmaning att skriva inom teckenomfånget, men allra oftast en rolig sådan. Genom försöka att hela tiden visualisera kärnan i upphandlingen och hålla dess grundfråga i huvudet – vad är det egentligen som efterfrågas? – är det enklare att hålla texten kort, koncis och kärnfull.

Gör en ordentlig bedömning av vad som verkligen är viktigt att nämna i anbudet. Diskutera om nödvändigt med kollegor. Förstår man ett stycke om en utfyllande mening utelämnas? Används ett tillräckligt enkelt språk för att förstå exempelvis en tekniskt komplicerad produkt?

Prova dig fram och var inte rädd för att be om feedback. Det är lätt att bli textblind, särskilt om man jobbar väldigt nära anbudet och är välbekant med vad upphandlingen handlar om samt hur företagets erbjudna varor och tjänster fungerar. Tänk på att svara på exakt det som efterfrågas och var noga med att framförallt redogöra för skall-kraven.

Det är också viktigt att ha koll på var i anbudet du bör svara med löpande text och var det räcker med att bocka för att man godkänt respektive punkt. Var noga med att ni faktiskt skrivit textavsnitt där löpande text efterfrågas.

Görans expertråd: Så skriver du ett säljande anbud

För att skriva ett lyckat och säljande anbud finns vissa saker att tänka på. Förutom det som redan nämnts, att vara saklig och noggrann med att svara på det som efterfrågas, bör man också undvika att vara alldeles för torr och tråkig i sin tonalitet. Det är i syvende och sist människor som sitter där på andra sidan och som kommer att läsa och tolka anbudet. “Kanslisvenska”, att vara onödigt byråkratisk eller formulera information i krångliga former gör det ofta svårare att läsa anbudet.

Var gärna säljande. Det är lätt att glömma bort att offentlig upphandling också handlar om traditionellt sälj. Undvik dock att överdriva med mjuka beskrivningar som “jättebra” och “mycket enklare”. Det kan lätt landa fel.

Som anbudsgivare behöver du inte vara rädd för att presentera till exempel en extrafunktion som inte uttryckligen har efterfrågats i anbudet, men som du och ditt företag med tillhörande kompetens och kunskap vet höjer värdet på era tjänster. Det kan till exempel röra sig om en integration till ett befintligt system vilket ger mervärde eller leveranskapacitet som överskrider det som efterfrågas. Sälj, men tänk på att texten måste vara relevant och förse upphandlaren med ett reellt värde.

Granska anbudet

För att säkerställa att anbudet är korrekt och så bra som möjligt finns några olika metoder man som anbudsgivare kan ta till för att granska anbudet ordentligt.

En extern granskare

Det är som nämnts väldigt lätt att bli hemmablind när man arbetat länge och ingående med ett anbud. En smart idé är att låta någon som inte varit lika involverad i processen läsa igenom anbudet och kontrollera att allt stämmer samt att all information framkommer på ett tydligt sätt. Gå igenom texten med hjälp av feedbacken och ändra det som är nödvändigt för att göra anbudet ännu bättre.

Korrekturläsning – Läs med olika glasögon

För att göra anbudet enkelt att läsa och för att ge det ett seriöst intryck bör du vara noggrann med att korrekturläsa all text. Stavfel eller andra språkproblem kan annars ge texten ett slarvigt eller amatörmässigt intryck. Du kan prova att läsa texten med olika “glasögon”, det vill säga att granska texten flera varv med fokus på olika saker vid varje läsning.

I en genomläsning bör fokus ligga på stavning. Använd ett stavningsprogram för att få hjälp på traven med stavningen, men förlita dig inte helt och hållet på detta. Gå igenom texten manuellt och se över så att allt är korrekt och att det inte förekommer några slarvfel. Kolla upp eventuella ord eller uttryck du är osäker över.

Det är också en god idé att läsa igenom texten med fokus på meningsbyggnad. En smidig meningsbyggnad gör det enklare för upphandlaren att förstå anbudet och vad du och din organisation erbjuder. Kan till exempel långa meningar göras kortare, smidigare och tydligare? Fokusera på huruvida texten är enkel att följa. Du kan med fördel läsa anbudet högt. Då framkommer allra oftast eventuella krångligheter. Justera det som upplevs svårförstått eller omständigt. Det mesta kan sägas på ett enklare och rakare vis.

Läs också igenom anbudet med fokus på upprepningar. Förekommer vissa ord väldigt ofta? Används skrivprogrammets sökverktyg för att söka igenom dokumentet efter vanligt förekommande ord och se över huruvida några kan bytas mot synonymer.

Låt vila

Planera anbudsskrivandet väl redan från början. Se till att du får tillgång till alla uppgifter du behöver från kollegor i god tid, så att du har tid att låta anbudet vila ett par dagar innan det skickas in. På så vis får du själv möjlighet att se över texten med nya ögon en sista gång innan inlämning. Kanske har du missat någon felstavning eller kanske kan svaret på någon fråga göras tydligare?

8 vanliga misstag i anbudsskrivande (och hur du undviker dem)

Det finns vissa saker som är viktiga att undvika i ett anbud eller när man arbetar med ett anbud. Nedan listar vi några sådana no-no’s i anbudsskrivande, så att du kan undvika onödiga misstag i dina anbud.

Svårförståeliga ord

Krångla inte till det. Håll språket enkelt och undvik sådant som kan vara svårt för en upphandlare att förstå. Nischade branschtermer, främmande ord och förkortningar är några sådana saker. Det är lätt att räkna med att andra förstår termer inom den egna branschen eftersom man själv möter dessa ord dagligen och är införstådd med dess innebörd. Ett anbud kan dock upplevas förvirrande om det innehåller många okända ord eller ovanliga uttryck. Om du måste använda exempelvis en branschterm, ett ovanligt ord eller en förkortning, se till att förse upphandlaren med en förklaring den första gången det aktuella ordet förekommer i texten. Försök att använda ett enkelt och vardagligt språk i anbudet.

Fel språk

I de allra flesta fall anges vilket språk anbudet ska lämnas på. Säkerställ anbudet är skrivet på det korrekta språket innan du lämnar in.

Irrelevant information

Svara endast på det som efterfrågas i anbudet. Det är toppen att vara bra på saker, att ha fina certifieringar och utnämningar inom företaget, imponerande kompetenser i personalstyrkan eller modern och avancerad utrustning till förfogande – men om det inte efterfrågas i upphandlingsdokumenten gör du som anbudsgivare klokast i att utelämna informationen. Det är viktigt att vara tydlig i anbudet. En upphandlare vill veta att ditt företag kan uppfylla det som kravställs för det aktuella uppdraget, eller det som kan relateras direkt till uppdraget.

Ett anbud har också oftast omfångsbegränsningar. Du kan inte skriva hur mycket som helst, utan bör fokusera på det som är viktigt och aktuellt för att vinna kontraktet. Visa först och främst att du kan tillgodose de behov som anges av upphandlaren. Vid ett vunnet kontrakt kan det sedan eventuellt finnas möjligheter till merförsäljning, där andra färdigheter inom företaget kan komma till användning.

Krånglig struktur

Krångla inte till det. Utgå från den struktur som redan finns i upphandlingsdokumenten. På så sätt blir det lätt att arbeta med anbudet internt och upphandlaren som läser anbudet vid inlämning kan enkelt få en överblick över informationen ni presenterar.

Slarvfel

Stavfel, dubbla mellanslag, särskrivningar, syftningsfel, krånglig meningsbyggnad eller saknade ord. Listan kan göras lång på vanliga slarvfel. Tyvärr kan sådana inte bara påverka läsbarheten i anbudet, de kan också lämna en bitter eftersmak hos upphandlaren som tar emot och läser anbudet. Fel, åtminstone flitigt förekommande sådana, har nämligen en tendens att göra att texten upplevs som oseriös, slarvig eller mindre professionell. Som anbudsgivare vill du göra ett bra intryck hos en upphandlare. Gå igenom anbudet med hjälp av stavningsprogram, kollegors läsningar och andra lämpliga metoder för textgranskning.

Otydlighet

Informationen i ett anbud bör vara lättillgänglig och tydlig. Red ut syftet med upphandlingen, exakt vad som efterfrågas och vad som krävs av dig som leverantör – och håll dig till det. Tänk på att allt som är tydligt för dig som jobbar nära anbudet och företagets produkter och tjänster kanske inte är lika tydligt för den som sitter på andra sidan och ska förstå texten. Var pedagogisk och erbjud förklaringar och tydliggöranden där dessa kan tänkas behövas. Den som läser anbudet ska inte känna sig dum eller förvirrad. Tvärtom bör denne direkt kunna peka ut vad du som anbudsgivare erbjuder.

Externa källor

All information ska vara med när du lämnar in anbudet. Undvik att hänvisa till externa källor eller hemsidor för att inte riskera att anbudet diskvalificeras. Se det som en läsarservice. Upphandlaren som läser anbudet ska serveras all information denne behöver för att kunna ta ett välgrundat beslut angående ditt anbud.

Lämna in för sent

Se till att skriva färdigt anbudet i god tid. Det finns nämligen ytterst få möjligheter till att få förlängd anbudstid. En leverantör kan begära förlängd tid till ett anbud om det finns en särskild anledning, men det är inget du som anbudsgivare bör förlita dig på. Se istället till att planera anbudsprocessen ordentligt redan från början, så att du har tid att läsa igenom och finslipa anbudet under slutfasen av anbudstiden.

Görans 5 bästa tips för att skriva ett lyckat anbud

• Ta tid på er med anbudet. Stressa inte. Ett anbudsarbete kräver tid och noggrannhet.
• Prova er fram med olika prisscenarier för att hitta det som fungerar bäst i anbudet.
• Använd ett vardagligt, enkelt och korrekt språk.
• Svara huvudsakligen på det som efterfrågas men beskriv också värdet av era tjänster.
• Överdriv inte informationen. För många bilagor, powerpoints och annan adderad information kan göra det svårare att förstå och tolka anbudet.

Vi på Tendium hoppas att dessa nyttiga skrivtips hjälper dig i arbetet med att utforma ännu bättre anbud. Behöver du hjälp att komma igång med din försäljning till offentlig sektor? Eller söker du verktyg som kan effektivisera din anbudsprocess? Boka en demo med oss så hjälper vi dig!