Komplett guide: 14 steg för hur du lämnar anbud

Hur går det till när man lämnar ett anbud på en offentlig upphandling? Tendium och den affärsjuridiska konsultbyrån Tenders har sammanställt en gedigen guide som tar dig steg för steg genom hela anbudsprocessen, från att reka potentiella affärsmöjligheter till att signera och skicka in ett färdigställt anbud.

Du får också tillgång till en smidig checklista för inlämning – perfekt för att försäkra dig om att du inte missar något viktigt i ditt nästa anbud. Häng med oss! Vi tar dig genom hela anbudsprocessen.

Psst! Vill du ha tillgång till den fullständiga guiden hela tiden? Ladda ned guiden här och använd den som stöd i det dagliga anbudsarbetet!

Steg 1: Hitta spännande affärsmöjligheter

Ett första steg för den som vill lämna anbud på offentliga upphandlingar är att identifiera vad man vill och kan sälja till offentlig sektor. Vilka av företagets varor eller tjänster är upphandlingsbara? Det är också viktigt att tänka igenom huruvida man faktiskt har kapacitet, i form av både tid och resurser, att delta i upphandlingar, arbeta med anbud och sedan leverera sin produkt eller tjänst. Besluta internt vilka av företagets produkter eller tjänster ni vill ska upphandlas och påbörja sedan arbetet med att identifiera relevanta upphandlingar och en lämplig marknad.

Steg 2: Begär ut dokument

Eftersom upphandlingsdokument är offentliga handlingar kan de begäras ut enligt Offentlighetsprincipen. Du kan till exempel begära ut vinnande anbud för att använda som goda exempel i det egna anbudsarbetet. På så vis kan du få bättre förståelse för hur anbud generellt är upplagda. Du får också en bättre uppfattning om hur både upphandlingsdokumenten och anbuden brukar se ut hos den upphandlande myndigheten du är intresserad av att bli leverantör för.

Sekretess och offentlighetsprincipen

Anbud är i regel sekretessbelagda under anbudstiden. De får alltså inte lämnas ut eller läsas av någon annan än upphandlaren och den som lämnat in anbudet. Detta gäller till dess att tilldelningsbeslutet meddelats eller att den upphandlande myndigheten väljer att avbryta upphandlingen.

När ett tilldelningsbeslut är fattat och meddelat gäller som huvudregel offentlighetsprincipen. Anbuden är offentliga handlingar och det är möjligt att ta del av i princip alla. Dessa regler framgår i offentlighets- och sekretesslagen. Det är alltså inte upphandlingslagarna som styr sekretess i anbud.

Offentlighetsprincipen omfattar upphandlande organisationer som inkluderas i begreppet “myndigheter”. Upphandlande organisationers inköp kan alltså omfattas av upphandlingslagarna utan att offentlighetsprincipen eller lagstiftningen om sekretess gäller.

I särskilda fall kan en upphandlande organisation, i linje med offentlighets- och sekretesslagen, fortsätta att sekretessbelägga uppgifter som lämnats i ett anbud. Upphandlingsmyndigheten nämner två sådana fall där sekretess kan fortsätta att råda:

• Om det rör uppgifter om drifts- eller affärsförhållanden hos en leverantör som trätt i affärsförbindelse med en myndighet omfattas dessa av sekretess, om man tror att leverantören i fråga kan lida skada vid ett offentliggörande av uppgifterna.
• Om det allmänna kan lida skada till följd av att uppgifterna offentliggörs.

Begära sekretess för anbud

Man kan som anbudsgivare begära att få delar av sitt anbud sekretessbelagt. Du anger i så fall vilken information i anbudet som du anser bör sekretessbeläggas. Den upphandlande myndigheten gör en självständig prövning i varje enskilt fall och avgör om sekretessbeläggning är rimligt eller inte.

Steg 3: Gör en företagsdokumentation

När du sett över tidigare upphandlingsdokument och fått en uppfattning om vilka typer av uppgifter som kan komma att behövas, är det en god idé att sammanställa en företagsdokumentation. Den fungerar som en kunskapsbank att utgå från i arbetet med anbud och innehåller information som är relevant i de flesta upphandlingar.

Samla all nödvändig information om företaget och se till att alla som är engagerade i anbudsarbetet har tillgång till dokumentationen. En företagsdokumentation kan skilja sig åt mellan olika verksamheter. Nedan listar vi några punkter med information som kan vara bra att förbereda, baserade på Tillväxtverkets och Upphandlingsmyndighetens råd.

Information om företaget

• Företagets historia och basfakta
• Intressentbild – Vilka har inflytande över eller påverkas av organisationen?
• Affärsområden – Inom vilket verksamhetsfält ingår organisationen? Hur ser fältet ut?
• Resurser – Vilka tillgångar finns inom företaget? Det kan röra sig om pengar, arbetskraft, lokaler, tid, råvaror eller kompetenser.

Information om tillstånd och behörighet

• Det kan i en upphandling ställas särskilda krav på att leverantören ska uppvisa tillstånd för att tillhandahålla en viss tjänst
• Det kan i en upphandling som avser en viss tjänst ställas krav på att leverantören ska vara medlem i en särskild organisation som är nödvändig för att leverantören ska kunna tillhandahålla tjänsten

Information om yrkesmässig kapacitet

• Referenser
• Intyg
• Förteckning över viktiga uppdrag
• Beskrivning av teknisk utrustning
• Uppgifter om utbildning för relevant personal
• Arbetsprover, beskrivningar och bilder

Information om ekonomi

• Årsomsättning
• Kvot mellan tillgångar och skulder
• Ansvarsförsäkring

Övrig information

• Policys
• Kvalitetssäkring
• Rutiner
• Jämställdhet
• Processer
• Värderingar
• Ekonomisk stabilitet
• Kapacitet inom enskilda områden

Steg 4: Hitta rätt upphandlingar

Upphandlingar ska enligt lag annonseras. Det är bara vid direktupphandling som det inte finns något krav på annonsering. I ett sådant fall kan den upphandlande organisationen vända sig direkt till ett eller flera företag.

Det finns flera olika sätt att hitta publicerade upphandlingar. Du kan till exempel läsa på specifika myndigheters hemsidor eller söka i upphandlingsdatabaser. Du kan också delta i träffar som din kommun ordnar för information om upphandlingar.

En tjänst för upphandlingsbevakning är ett säkert och bekvämt sätt att hålla koll så att du inte missar några viktiga affärsmöjligheter. Med Tendiums upphandlingsbevakning kan du bevaka alla offentliga upphandlingar i Sverige och få relevanta resultat genom att justera bevakningsprofiler utifrån sökkriterier som regioner och affärsområden.

Ta del av upphandlingsdokumentation

När du hittat en upphandling du är intresserad av kan du också anmäla intresse för denna via upphandlingsverktyget. Genom att göra detta kan du dels ta del av upphandlingsdokumentationen, samt få notifikationer om frågor och svar som ställs. Du kan läsa mer om frågor och svar senare i detta inlägg.

Med Tendium kan du ta del av upphandlingsdokumentationen direkt i plattformen. Du behöver alltså inte anmäla intresse. Detta är dels tidsbesparande, men också praktiskt. Du slipper nämligen till exempel mail om frågor och svar på upphandlingar du först anmält intresse för, men som senare visar sig vara ointressanta.

Steg 5: Ta beslut om att delta

För att lämna anbud måste du och din organisation besluta om vilka upphandlingar ni vill delta i. För att göra det är det viktigt att ha en gedigen uppfattning om vad en upphandling innebär, särskilt eftersom man som vinnande leverantör är bunden till det som angivits i upphandlingsdokumenten – kontrakt som kan gälla flera år framåt.

Traditionellt eller datadrivet anbudsarbete?

Säkerställ att du förstår vilka krav och kommersiella villkor som gäller när du hittar upphandlingar som verkar relevanta. Detta går att göra på olika sätt.

I ett traditionellt anbudsarbete arbetar oftast en anbudsansvarig vid ett företag med att läsa igenom och sammanfatta upphandlingsdokument, informationen som sedan delas med kollegor. Ofta behöver frågor besvaras, vilket sköts i många olika kommunikationskanaler.

Detta kan vara både krångligt och tidskrävande, eftersom det rör sig om stora mängder text som ska gås igenom. Det krävs också ofta hantering av många frågor och svar fram och tillbaka mellan kollegor. Att som anbudsansvarig eller Public Bid Manager ensam hantera och sammanställa (ibland flera parallella) anbud kan vara både stressande och jobbigt.

Ett datadrivet anbudsarbete har utgångspunkten att göra arbetet enklare och roligare för en Public Bid Manager eller anbudsansvarig, genom att vara både mer tidseffektivt och administrativt smidigare. Genom automatiska sammanfattningar av upphandlingsdokument presenteras alla viktiga krav och villkor direkt. Man slipper alltså stor del av den tidskrävande läsningen, utan att för den delen tumma på säkerheten – all relevant information garanteras. 

En anbudsgivare kan på så sätt fokusera på det kvalitativa i anbudsarbetet. Det finns mer tid över till att undersöka viktiga krav, diskutera uppgifter med kollegor och skriva slagkraftiga anbud. Även själva beslutsfattandet – huruvida företaget ska delta i upphandlingen eller inte – går fortare.

Ett datadrivet anbudsarbete innebär också att den som arbetar med ett anbud har möjlighet att kommunicera med kollegor på ett och samma ställe. Med Tendiums kvalificeringsverktyg kan allt som rör upphandlingen och anbudet skötas i plattformen. Sätt status, ställ frågor, tagga kollegor eller lämna kommentarer i direkt anslutning till upphandlingsdokument och sammanfattningar.

En anbudsansvarig kan på så vis undvika det traditionella anbudsproblemet att information om upphandlingar ligger utspritt i olika mailkonversationer och kommunikationskanaler. Det blir enklare, effektivare och framförallt roligare att jobba med anbud. Tiden som sparas kan användas till att delta i fler upphandlingar, jobba proaktivt eller arbeta mer strukturerat med anbudsprocessen i de upphandlingar man deltar i.

Tenders tipsar: Så tar du bra beslut snabbt

Om vi förutsätter att företaget har fattat ett övergripande beslut om att konkurrera om offentliga affärer och avdelat resurser för det arbete som krävs, är följande tågordning lämplig för att snabbt komma fram till om man ska lämna anbud eller inte.

Det första steget är att gå igenom vad syftet med upphandlingen är och när anbudet senast ska lämnas in. Här får man en snabbt en bild av om företagets produkter matchar syftet och om anbudstiden är realistisk.

Börja sedan med avtalet som är en del av upphandlingsdokumenten. Är avtalsvillkoren acceptabla? Det kan till exempel gälla:

• Vilka juridiska risker tar man om man ingår avtal?
• Vilka affärsmässiga risker tar man om man ingår avtal?
• Vilka möjligheter till prisjustering finns?
• Hur ser en eventuell vitesklausul ut?

Inför beslut om att delta i en upphandling så bör man ha definierat vilka risker man är beredd att ta om man vinner upphandlingen. Bedömer ni att riskerna är stora bör man genom ”Frågor & Svar” ifrågasätta avtalsvillkoren och eventuellt föreslå alternativa avtalsvillkor med en motivering till varför dessa skulle gynna båda parter i ett avtalsförhållande, eller ta ett tidigt beslut om att inte delta.

Därefter kontrollerar du så att ni uppfyller de krav som ställs både vad gäller för att ni ska vara kvalificerade som leverantörer och krav på produkten. Bedömer ni att ni uppfyller kraven går ni sedan igenom vilken modell upphandlaren anger ska gälla för utvärdering av inkomna anbud. Är det inget här som direkt pekar på att man kommer få svårt att lämna ett konkurrenskraftigt anbud bör man besluta att gå vidare för att lämna anbud.

Steg 6: Läs igenom upphandlingsdokumenten noga

När du tagit beslut om att lämna anbud på en offentlig upphandling är det viktigt att läsa igenom upphandlingsdokumenten noggrant, så att ni vet vad som efterfrågas och kan planera anbudsarbetet på ett effektivt sätt. Upphandlingsmyndigheten råder till att försöka matcha anbudet med det som efterfrågas i upphandlingen. All relevant information som efterfrågas måste finnas med i anbudet.

Information i upphandlingsdokument

I upphandlingsdokument, eller förfrågningsunderlag, som det också kan kallas, ingår de olika dokument som en upphandlande myndighet använder för att förklara och redogöra för innehållet i en upphandling. I dessa finns olika typer av information som kan vara bra att känna till.

• De administrativa villkoren ger leverantören en överblick över upphandlingen.
• Kraven på leverantören anger vilka krav som ställs på dig som ska leverera varan eller tjänsten.
• Krav på upphandlingsföremålet handlar om vad som ska upphandlas, till exempel en vara, tjänst eller byggentreprenad. Detta formuleras utifrån vad som är syftet med upphandlingen. Denna typ av information kan också kallas kravspecifikation eller teknisk specifikation. Vi går närmare in på olika typer av krav senare i detta inlägg.
• Grund för utvärdering är en viktig del i upphandlingsdokumenten. Den anger de tilldelningskriterier som upphandlaren utgår från när man ska avgöra vilket anbud som bäst motsvarar det som efterfrågas.
• Kontraktsvillkoren beskriver hur leveransen eller uppdraget kommer att utföras, samt de rättigheter och skyldigheter som gäller för leverantör och köpare.
• I upphandlingsdokumenten bör också information om kontraktsuppföljning finnas tillgänglig. Den handlar om hur upphandlaren följer upp och kontrollerar att kraven fullföljs. Den upphandlande myndigheten kan också bifoga en uppföljningsplan med en närmare beskrivning av hur uppföljningen av kontraktet kommer att ske.

I vårt blogginlägg Vad är förfrågningsunderlag? kan du läsa mer om vad upphandlingsdokument är för något och hur de brukar se ut.

Svårigheter och möjligheter

I arbetet med att läsa igenom upphandlingsdokumenten är det fördelaktigt att tidigt försöka identifiera hinder i anbudsarbetet, men också vilka möjligheter som finns. Med en god översikt över vad som troligtvis kommer att bli svårt eller enkelt är det lättare att planera anbudsarbetet och resursfördelningen på ett effektivt sätt.

En leverantör kan till exempel belysa krav man är osäker på om man uppfyller, så som referenskrav eller omsättningskrav. Det är också röra sig om huruvida man har kapacitet att leverera det som efterfrågas under den givna kontraktsperioden. Hur många uppdrag har företaget för närvarande? Finns det möjlighet att ta på sig ännu ett kontrakt?

Hinder kan också vara av teknisk karaktär. Har företaget det som krävs för att leva upp till det som efterfrågas? Det kan exempelvis röra sig som att en mjukvarulösning som efterfrågas behöver ha rätt funktioner eller att bilar som krävs för ett uppdrag ska vara miljöklassade.

Hur hinder och möjligheter ser ut skiljer sig mellan olika branscher och företag. Det är viktigt att som anbudsgivare tidigt få en överblick över dessa för att kunna ta välgrundade beslut, disponera resurser och planera anbudsarbetet väl. Hur ska företaget lösa de problem som synliggjorts och hur kan de möjligheter ni uppmärksammat användas till er fördel?

Steg 7: Planera anbudsarbetet

Att planera tiden för anbudsarbetet är centralt. Alla inom organisationen som berörs av anbudsarbetet behöver ha tillgång till korrekt information och veta vad som gäller. Arbetet med anbudet behöver fördelas och planeras. Det kan till exempel röra sig om att utse vem som har ansvar för vad eller att se över om särskilda roller krävs för olika delar av anbudet. Gör en tidsplan med interna deadlines och var noga med att ge marginal för oförutsedda händelser eller problem.

Organisera gärna ett uppstartsmöte där alla som är berörda av anbudsarbetet medverkar. Under detta kan alla potentiella frågor redas ut. Ni har också möjlighet att se om det är några frågor ni behöver lyfta med den upphandlande myndigheten.

Fundera också över attestordningen i företaget. Ska anbudet skrivas under av firmatecknaren och hur tillgänglig är denna person för att skriva under? Behöver vi diskutera ett eller annat med en leverantör av råmaterial eller en viktig underleverantör för att vi ska säkerställa rätt inköpspriser och därmed kunna ta fram en konkurrenskraftig offert? Har vi all kapacitet i vårt eget företag eller behöver vi åberopa till exempel ett systerföretag för att visa att vi uppfyller krav på ekonomisk och finansiell styrka? Om inte behöver du planera för att ta fram de dokument som krävs för åberopande av annans kapacitet.

Skriv en checklista för varje anbudsprocess

En checklista fungerar som styrdokument för projektet med att utforma anbudet. Hur man använder checklistan och hur en checklista bör se ut beror naturligtvis på hur anbudsorganisationen ser ut och är tänkt att samarbeta. I enklare fall kan checklistan utformas som en kom-ihåg-lista över de delmoment som anbudsarbetet omfattar.

För att checklistan ska fungera och underlätta arbetet i en organisation där fler individer och roller ingår bör den vara strukturerad och innehålla:

• En tidsplan med datumangivelser för sista inlämningsdag, sista dag för frågor och svar samt datum för avstämningstillfällen under anbudstiden.
• En prioriteringsordning där viktiga åtgärder, som till exempel frågor kring oklarheter, förslag på taktiserande av anbudet etcetera listas.
• En översikt över interna åtgärder som behövs för att ta fram anbudet. Här bör anges dels vilket avsnitt i anbudet åtgärden hänvisas mot, med ett kommentarsfält för notering om vad som ska observeras i avsnittet och vad den ansvarige förväntas utföra. Listan bör också ha ett utrymme där man kan bekräfta att åtgärden är avslutad.
• Under arbetes gång uppstår sannolikt ett antal frågor som bör ställas till upphandlaren och även dessa bör listas i checklistan, för att ge en tydlig översikt.

Checklistan ska vara ett levande dokument och kan med fördel laddas upp i en gemensam portal så att samtliga projektdeltagare har kontinuerlig tillgång till checklistan.

Checklistor är ett bra hjälpmedel för att se till att inget missas i anbudsarbetet. I slutet på detta inlägg kan du ta del av vår generella checklista för anbudsinlämning. Du kan också använda Tendiums plattform för att följa upp punkterna på din checklista och få en god överblick över anbudsarbetet, speciellt om din organisation deltar i flera upphandlingar samtidigt. Med våra anbudsytor är det enkelt att se vem som har ansvar för vad och vad som är gjort och inte.

Steg 8: Ställ frågor

Som anbudsgivare i en offentlig upphandling har du rätt att ställa frågor till den upphandlande organisationen. Upphandlaren måste också se till att alla svaren är tillgängliga för samtliga anbudsgivare i upphandlingen. Detta kan göras till exempel i det upphandlingsverktyg den upphandlande myndigheten använder.

Du har alltså rätt att se även vad de andra anbudsgivarna frågar om, samt vilka svar de får på sina frågor. När du hittat en upphandling som är intressant och som företaget önskar lämna anbud på är det viktigt att hålla koll på frågor och svar. Ta för vana att alltid läsa de frågor och svar som publiceras av den upphandlande myndigheten. Det är nämligen även i allmänhet i Frågor & Svar som upphandlaren meddelar om man beslutar om några förändringar i till exempel kravställning eller ändrad formulering i något stycke i upphandlingsdokumenten.

I en upphandling kan man vanligtvis följa Frågor & Svar via upphandlingsverktyget. Genom att anmäla intresse till upphandlingen i upphandlingsverktyget får du automatiskt notifikationer via mail när nya frågor och svar har tillkommit eller om den upphandlande myndigheten själva gör kompletteringar eller laddar upp nya versioner av upphandlingsdokumenten.

Frågor kan oftast ställas under större delen av anbudstiden. Den upphandlande myndigheten anger en deadline för när frågorna senast måste ställas, ofta ungefär en vecka före anbudsinlämning. Frågorna ställs med hjälp av upphandlingsverktyget.

Med Tendiums plattform kan du hantera frågor och svar automatiskt. Alla frågor och svar kopplas också ihop med respektive anbud som sorterats in i företagets anbudsytor. All information, alla kompletteringar och alla frågor och svar samlas därmed på ett och samma ställe. Detta ger en tydlighet i anbudsarbetet som är särskilt viktig om man arbetar med flera anbud parallellt eller om man är flera kollegor som arbetar med anbud tillsammans.

6 sätt att hantera frågor och svar

• Anmäl intresse på en upphandling för att få mailnotifikationer om frågor och svar
• Intresseanmälan görs i upphandlingsverktyget som används för upphandlingen
• Du kan oftast ställa frågor under större delen av anbudsperioder
• Frågor ställs med hjälp av upphandlingsverktyget
• Med Tendium kan du hantera frågor och svar direkt i plattformen
• Ta för vana att läsa alla frågor, svar och kompletteringar som publiceras under upphandlingen

Ställ strategiska frågor

Om något är oklart i upphandlingen eller om du är osäker över något är det viktigt att ställa frågor direkt. I och med att frågorna delas med alla kan du dock agera strategiskt i hur du ställer frågor.

Ett bra tips för att ställa fördelaktiga frågor är att fundera över vad svaret kommer att bli. Kan du ställa en fråga som ger dig en fördel men gör det svårare för andra företag att lämna anbud? Det kan till exempel röra sig om ett tydliggörande av en detalj i kravspecifikationen som du vet att du klarar av att uppfylla, men som kan bli svårt eller dyrt för dina konkurrenter att leva upp till.

Tenders tipsar: Så bör du tänka när du ställer frågor

Förutom att få förtydligat sådant som är oklart i upphandlingsdokumenten kan funktionen Frågor & Svar användas för att försöka få till ändringar i kravspecifikationen. Ju mer man motiverar varför man ställer frågan och vilken effekt det skulle få om kravet ändrades, desto större möjlighet har man att få igenom sin ändring.

Man kan till exempel motivera sin önskan med att ”genom att ändra kravet gör ni det möjligt för fler företag att lämna anbud och får på så sätt in fler konkurrenskraftiga anbud”.

Det är viktigt att hålla en hövlig ton i sin dialog med upphandlaren men man kan ändå ”skärpa till sin fråga” genom att påpeka att ”kravet X och Y upplevs som konkurrenshämmande vilket inte är förenligt med upphandlingslagarnas grundläggande principer. Vänligen ändra kravet till Å och Ä istället”. Här tydliggör man att det finns en risk för upphandlaren att upphandlingen kan bli föremål för överprövning i ett senare skede om man inte ändrar sitt krav.

Det kan också vara bra att be upphandlaren att motivera varför man inte går med på att ändra en kravställning. Man kan till exempel avsluta sin fråga med ”om kravet kvarstår, vänligen motivera varför just X och Y är kritiskt för uppdragets genomförande”. Det gör förhoppningsvis att upphandlaren tänker igenom hur man specificerat sitt krav och inser att det finns andra produkter eller möjligheter som fyller samma funktion och tillgodoser upphandlingens syfte. Om kravet kvarstår och man får en förklaring till varför man inte vill ändra sig så ger det ofta nya infallsvinklar och man kan fortsätta ifrågasätta kravställningen.

Felaktigheter och rättelser i upphandlingsdokumentationen

En rättelse av innehåll i ett upphandlingsdokument kan göras på olika sätt, antingen genom att ett besked lämnas direkt i ”Frågor & Svar” om att man ändrar sin kravställning eller genom att man ändrar formuleringen i någon del av upphandlingsdokumentets text. Om så är fallet brukar man påtala i Frågor & Svar att en ändring har gjorts. De anbudsgivare som anmält intresse för en specifik upphandling får automatiskt information via mejl om att ny information beträffande upphandlingen finns att hämta.

Om det rör sig om omfattande förändringar gällande upphandlingens villkor avbryts upphandlingen. I sådana fall brukar upphandlingen publiceras igen, i princip som en ny upphandling.

Steg 9: Tillgodose kraven

När du lämnar anbud är det viktigt att du ser till att kraven som den upphandlande myndigheten ställer är uppfyllda. I upphandlingsdokumenten finns skall-krav. De utgör obligatoriska krav som måste uppfyllas. Om dessa inte uppfylls diskvalificeras anbudet. Var därför noga redan när du beslutar om att delta i en upphandling att dessa faktiskt kan uppfyllas av din organisation.

Utöver skall-kraven finns bör-krav, även kallade värderingskriterier. Om bör-kraven uppfylls har anbudet större chanser att vinna, eftersom det utvärderas utifrån hur väl kriterierna uppfylls. Det är därför viktigt att vara noggrann även med bör-kraven. Beskriv noggrant hur du uppfyller dessa, så att anbudet når ett högt resultat i utvärderingen.

Se till att inte missa några krav. Ibland finns kraven utspridda i löpande text. Det kan till exempel finnas krav som ska styrkas med särskilda bevis vid olika tidpunkter, som vid anbudslämningen, avtalsskrivningen eller senare under kontraktstiden. Var därför noggrann när du läser igenom upphandlingsdokumenten och notera alla krav, såväl som eventuella tidpunkter för när dessa ska uppfyllas.

Analysera utvärderingskriterierna

En viktig del av upphandlingen är informationen om hur anbuden kommer att utvärderas. Utgångsläget är att för att ett företags anbud ska utvärderas krävs att anbudsgivaren uppfyller de krav i upphandlingen som ställs på själva företaget. Det kan gälla företagets ekonomi, företagets tidigare erfarenheter av liknande uppdrag, personalens kompetens och utbildning, att man lever upp till vissa krav på kvalitets- och miljöarbete etcetera. Är det så att man inte uppfyller något eller några av dessa krav kan man kompensera det genom att ”åberopa annans kapacitet” eller helt enkelt avstå från att lämna anbud.

Objektiva och subjektiva egenskaper

Kraven på den produkt som upphandlas kan delas in i två huvudgrupper; objektiva egenskaper och subjektiva egenskaper.

Objektiva egenskaper kan till exempel vara att en vara ska ha en viss storlek eller att anbudsgivarens personal ska ha en viss formell utbildning eller kompetens. Här är det relativt enkelt att avgöra om man uppfyller de ställda kraven.

En subjektiv egenskap är svårare att bedöma huruvida man uppfyller eller inte. Det kan handla om att användarvänlighet av en vara ska utvärderas av en referensgrupp hos upphandlaren eller att en referensgrupp ska ta ställning till vilken av exempelvis fem beskrivande texter om hur man avser genomföra ett tjänsteuppdrag ger mest mervärde för den upphandlande myndigheten.

För att göra en analys i ett sådant fall är det mycket viktigt att värdera hur ens egen produkt svarar mot formuleringen i upphandlingsdokumenten och, när det gäller att beskriva något i text, att göra en bedömning av hur väl man själv kan författa en text som speglar det som anges i upphandlingen.

Steg 10: Prissättning

Ett viktigt steg i att lämna anbud är prissättningen. Men hur går man tillväga för att prissätta på bästa sätt?

Förhållandet mellan pris och kvalitet

Ett anbud utvärderas enligt de tilldelningskriterier som angetts i upphandlingsdokumenten. Det kan gälla till exempel pris, service, kvalitet eller tekniska och miljömässiga egenskaper.

I kap. 16 av Lagen om offentlig upphandling (LOU) framgår hur upphandlande myndigheter ska utvärdera anbud. Upphandlaren ska enligt LOU anta det anbud som är “det ekonomiskt mest fördelaktiga”. Detta utvärderas genom att myndigheten använder en av följande grunder:

1. Bästa förhållandet mellan pris och kvalitet
2. Kostnad
3. Pris

Om grunden för utvärderingen utgörs av “bästa förhållandet mellan pris och kvalitet” (grund nummer 1 ovan) ska myndigheten utvärdera anbudet utifrån kriterier som har anknytning till det som köps in. En sådan koppling behöver dock inte vara avsevärt stark. Det räknas som anknytning om kriteriet i något avseende kan hänföras till upphandingsföremålet under något skede av livscykeln.

Med livscykel avses samtliga skeden, inklusive forskning och utveckling, som en vara eller tjänst genomgår från råvaruanskaffning eller generering av resurser till bortskaffande, sanering och tjänstens eller användningens slut.

Kriterier som avses kan röra exempelvis:

• Kvalitet, tekniska fördelar, estetiska och funktionella egenskaper, tillgänglighet, utformning med tanke på användarens behov, sociala, miljömässiga och innovativa egenskaper
• Organisation av och kvalifikationer samt erfarenheter hos person som utses att fullgöra kontraktet
• Eftermarknadsservice, tekniskt stöt, leveransvillkor i form av leveransdag, leveransprocess, leveranstid eller tid för fullgörandet

När den upphandlande myndigheten utvärderar efter kostnad (grund nummer 2 ovan) bedöms anbudets effekter i fråga om kostnadseffektivitet. Upphandlaren gör då en analys av kostnaderna under varans eller tjänstens livscykel. Den upphandlande myndigheten har dock ingen skyldighet att beakta sådana kostnader, utan kan i bedömningen av kostnadseffektivitet välja att helt eller delvis inkludera relevanta kostnader under livscykeln.

När en myndighet utvärderar ett anbud utifrån grund 1 eller 2 får bedömningen utgå från en analys av kostnaderna under livscykeln för det som anskaffas. Dessa livscykelkostnader får omfatta kostnader för externa miljöeffekter med anknytning till det som anskaffas. De måste dock kunna fastställas till ett belopp i pengar som kan kontrolleras.

Exempel på sådana kostnader är interna kostnader som myndigheten eller en annan användare måste betala för förvärv, användning eller förbrukning av energi, underhåll och återvinning. Även externa kostnader som utgifter för utsläpp av växthusgaser, föroreningar eller klimatanpassningsåtgärder är exempel på kostnader för miljöeffekter.

När utvärderingen utgår från pris (grund nummer 3 ovan) avses lägsta pris.

Det är viktigt att sätta ett hållbart pris. Utgå från vad du vet om krav och upphandlingsobjekt när du beräknar priset. Om kontraktet, och därmed även priset, varar under en lång tid kan det vara bra att till exempel ta höjd för löneökningar eller eventuella fördyrningar.

Prisjustering för index

Som anbudslämnare bör man se över vad som gäller för prisjustering för index i upphandlingen. Det syftar till möjligheten att kunna justera priset efter vissa särskilda index. Index är ett sätt att hantera kostnadsförändringar. Olika branscher är hänvisade till olika index. Är man leverantör till den offentliga sektorn och har skrivit på ett kontrakt utan indexreglering kan det innebära problem. Huvudregeln är att ett offentligt kontrakt inte får ändras och offentliga kontrakt saknar ofta en möjlighet för leverantören att säga upp kontrakten.

Marknadsanalys för bättre prissättning

För att kunna göra en välavvägd prissättning är det viktigt att ha koll på sin marknad. Begär ut tidigare avtal och vinnande anbud gällande samma bransch, vara eller tjänst, samt från den upphandlande myndighet du ämnar lämna anbud till. Du kan på så sätt få en uppfattning om hur prissättning i relation till levererad vara sett ut tidigare.

Med bättre koll på marknad, konkurrenter och upphandlare generellt är det också lättare att sätta pris. Med Tendiums konkurrentanalys kan du ta del av upphandlingsdata för att strategiskt förbättra din försäljning till offentlig sektor. Ta reda på hur mycket dina konkurrenter säljer för till offentlig sektor, identifiera nya kunder eller utvärdera värdet på befintliga avtal. Du kan också se enskilda utbetalningar som gjorts till ett företag från en eller flera offentliga köpare. Kolla in vår konkurrentanalys och börja ta datadrivna, strategiska beslut i ditt anbudsarbete.

Testa prismodeller

Ett smart sätt att undersöka vilken prissättning som bör tillämpas i ett anbud är att testa olika prismodeller. Räkna på kalkyler för olika scenarier och “stresstesta” dessa genom att se hur respektive prismodell skulle hålla för olika situationer, såväl ovanliga och oförutsedda som sannolika och vanligt förekommande.

Om anbuden utvärderas så att lägsta pris vinner är det inte så mycket att testa. Men, om anbuden utvärderas på pris och kvalitet är det en bra idé att använda upphandlingens utvärderingsmodell och simulera olika scenarier i till exempel Excel, där olika anbud ställs mot varandra. Vad händer till exempel med prismodellen om din konkurrent lämnar ett lågt pris och får låga kvalitetspoäng? Hur högt pris kan du offerera om du antar att du får höga kvalitetspoäng? Genom en sådan övning visualiserar du effekten av sin prisstrategi och vilken risk den innebär.

Räkna inte med förhandling

I en offentlig upphandling kan du inte räkna med att det kommer finnas möjlighet till att förhandla i ett senare skede. Lämna ditt bästa pris och dina bästa villkor direkt i anbudet. Du kan dock, som i de flesta affärer, se över om det finns möjligheter till merförsäljning i ett avtalat kontrakt.

Steg 11: Skriva anbud

Att skriva själva anbudet är en konst i sig. Du kan lära dig mycket om formen och typen av språk och ton som används genom att läsa tidigare vinnande anbud. En grundregel är dock att vara noggrann. Nedan finner du några huvudpunkter att tänka på i anbudsförfattandet.

Följ strukturen i upphandlingsdokumenten

Ett effektivt sätt för att vara säker på att du uppfyller allt som upphandlaren efterfrågar är att använda samma struktur som använts i upphandlingsdokumenten.

Upphandlingsdokumenten är utformade som frågeformulär. Ibland upplevs upphandlingsverktyget där man lämnar anbud dock som krångligt att svara i. För att få bättre översikt över de svar man lämnar kan det därför vara fördelaktigt att skriva sitt anbud i ett separat dokument. Det är på så vis också enklare att samarbeta med kollegor i skrivandet.

För att vara säker på att du inte missar något bör du kopiera samtliga frågor – i samma ordning som de presenteras i upphandlingsdokumenten. Arbeta dig systematiskt igenom del för del av upphandlingsdokumenten. Genom att utgå från samma struktur och ordning blir det också enkelt föra in alla svar i själva upphandlingsverktyget vid inlämning.

Tydligt och korrekt

Var noggrann med att all information i ditt anbud är lättillgänglig. Upphandlaren ska inte behöva ställa följdfrågor. Var tydlig. Gör det enkelt att förstå hur du uppfyller kraven och vad du menar.

Räkna inte med att den som läser anbudet ska förstå alla branschspecifika termer. Upphandlaren är antagligen inte lika insatt i branschen, produkten eller tjänsten som du. Om sådana termer behöver användas bör du i så fall erbjuda förklaringar till dessa i direkt anslutning till uttrycken.

Undvik också ovanligt förekommande förkortningar eller främmande uttryck om inte dessa är nödvändiga för att göra texten mer lättläst. Vid användande av sådana är det, på samma vis som med branschspecifika termer, viktigt att du är noggrann med att skriva ut ordens betydelse första gången de nämns, så att den som läser anbudet förstår utan att själv behöva söka efter information.

Se till att all information i anbudet är korrekt och fullständig. Se över stavning och meningsbyggnad, så att texten är enkel att följa.

Begränsat utrymme

Eftersom utrymmet i ett anbud oftast är begränsat till ett specifikt antal tecken eller ord kan du behöva tänka igenom dina svar så att de är tydliga och kärnfulla. Det kan ibland vara en utmaning, men ofta en rolig sådan. Försök att på ett kort och koncist sätt svara på frågan eller beskriva det som efterfrågas. Går något att säga på ett ännu enklare och mer kärnfullt vis?

Med sådana begränsningar är det också viktigt att göra en bedömning av vad som verkligen bör nämnas i anbudet och inte. Vad är relevant för just denna upphandling? Tänk på att svara på exakt det som efterfrågas och att framförallt redogöra för skall-kraven.

Steg 12: Bilagor och policys

När du lämnar anbud kan bilagor och policys bli aktuella att bifoga. Se över vilka texter som måste lämnas. Vilka har ni förberedda och vilka måste skrivas? I detta skede är en företagsdokumentation lämplig att ha tillgänglig. Kanske finns redan välskrivna dokument angående specifika policys eller system som du kan använda direkt eller utgå från?

När du lämnar anbudet är det viktigt att vara säker på att ni faktiskt har det som efterfrågas, exempelvis i form av policys. Om du är osäker, samtala med kollegor och ta hjälp att ta fram eller skriva nödvändiga dokument.

Den upphandlande organisationen ska få direkt tillgång till all efterfrågad information direkt i anbudet eller i bifogade bilagor. Undvik alltså att hänvisa till webbplatser eller andra externa källor för att inte riskera att anbudet diskvalificeras. Kontrollera att alla nödvändiga dokument finns bifogade och att samtliga är aktuella när ni skickar in anbudet.

Bilagor på begäran

Vissa bilagor lämnas in på begäran av den upphandlande myndigheten. Detta bör redogöras för tydligt i upphandlingsdokumenten. Upphandlaren kan till exempel ange att anbudsgivaren på begäran ska kunna lämna in en miljöpolicy.

I vanliga fall ges man endast ett fåtal dagar för att skicka in bilagor på begäran av myndigheten. Ett bra tips är därför att ha dokument för policys redo och färdiggranskade. På så vis kan du garantera att företaget hinner skicka in policyn under den tidsperiod myndigheten angivit för begärda dokument.

Steg 13: Granska anbud

Hur granskar man sitt anbud för att vara säker på att allt är korrekt? Nedan nämner vi några olika saker som är viktiga att se över när anbudet är färdigt, samt hur du går tillväga för att granska anbudet. I slutet av detta inlägg finner du också en praktisk checklista. Det är ett bra sätt för att säkerställa att alla viktiga punkter är uppfyllda innan du skickar iväg anbudet.

Text där text behövs

Vissa delar av anbudet innebär att du behöver intyga att din organisation kan följa de regler som angivits och att ni kan uppfylla de krav och behov som efterfrågas. Detta görs exempelvis genom att man klickar i eller bockar för att man godkänt respektive punkt. I andra delar krävs det dock att man skriver egen text. Var noga med att ni faktiskt skrivit text till de avsnitt där text efterfrågas.

Ett par extra ögon

Det är lätt att bli textblind, särskilt om man jobbat med samma anbud under en längre tid. Du är förmodligen så van vid din text att stavfel eller otydliga formuleringar smiter undan vid granskning. Det kan därför vara bra att låta någon annan läsa igenom och granska anbudet. 

Finns det någonstans där du kan vara ännu tydligare? Kanske har någon teknisk eller branschmässig term – som är väldig bekant för dig men okänd för en utomstående – lämnats oförklarad? Finns stavfel eller meningar som kan göras enklare och tydligare?

Gå igenom anbudet utifrån de kommentarer du fått. Om det finns tid över kan det också vara nödvändigt att låta texten vila ett par dagar, för att sedan själv läsa igenom den igen med nya ögon, innan den slutligen förklaras färdig och lämnas in.

Korrekturläsning

Att korrekturläsa texten är viktigt. Felstavningar, dubbla mellanrum eller särskrivningar gör dels texten svårläslig, men det kan också ge läsaren ett intryck av att anbudet är slarvigt eller oseriöst. Använd därför tekniska hjälpmedel och program för rättstavning och om nödvändigt grammatik, men korrekturläs också manuellt.

Du kan även använda sökfunktionen i skrivprogram för att söka efter ord du misstänker att du använt väldigt mycket. Dessa blir då markerade och du kan se över om några kan bytas ut till synonymer. På så vis undviker du upprepningar och gör texten mer lättläst.

Långa och krångliga meningar bör också göras kortare och enklare. Kan du, till exempel, formulera något i flera, kortare meningar i stället för en lång och svårläst?

Kompletta uppgifter

Kontrollera en sista gång att alla uppgifter som ska lämnas finns med. Är alla frågor besvarade? Har du visat att alla krav kan uppfyllas? Finns alla bilagor och efterfrågade dokument bifogade?

Steg 14: Lämna in anbud

När du lämnat in ett anbud är detta bindande – det går inte att bara dra sig ur. Som vinnare i en offentlig upphandling är du bunden under den tid som angivits i upphandlingsdokumenten. Det är därför viktigt att du redan från början är säker på att du kan och vill delta i upphandlingen, att din organisation har möjlighet att leverera det som erbjuds och att prissättningen och villkoren är hållbara för företaget i längden.

Vad gäller för deadlines i offentlig upphandling?

Det finns alltid en fast deadline för när anbudet ska lämnas in. Inom offentlig upphandling gäller det datumet för samtliga anbudsgivare. Detta beror på att all upphandlingslagstiftning präglas av de grundläggande principerna, där bland annat principen om likabehandling finns med.

Det finns möjlighet att begära förlängd anbudstid om leverantören har en särskild anledning och kan förklara varför anbudstiden bör förlängas. Det är upphandlaren som fattar beslut om man ska vara tillmötesgående och förlänga anbudstiden. De främsta skälen till förlängda anbudstider är när inlämningsdatum sammanfaller med långhelger eller semesterperioder. Om det är ett omfattande anbud och man kan förklara varför man upplever anbudstiden som oskäligt kort kan det också leda till att anbudstiden förlängs. 

Om ett anbud lämnas in för sent diskvalificeras det. Var därför noga med att planera anbudstiden redan från början, så att du kan undvika stress under slutspurten. Se till att det är tydligt vem inom organisationen som lämnar in anbudet, samt att den som ska signera anbudet finns på plats när det är dags för inlämning.

Hur skickar man in anbud?

När det är dags att lämna in anbudet kan detta ske på olika vis. Det allra vanligaste är att man lämnar in via det upphandlingsverktyg den upphandlande myndigheten hänvisar till i upphandlingsdokumentationen. De tre vanligast förekommande upphandlingsverktygen som används i Sverige är Tendsign, E-avrop och Kommersannons.

För att lämna in anbudet skapar du ett konto för det aktuella upphandlingsverktyget. Dessa konton är alltid gratis eftersom upphandlingsverktygen är tjänster som tillhandahålls av upphandlande myndigheter. De måste därmed enligt lag vara kostnadsfria för leverantörer att använda. I upphandlingsverktyget kan du sedan svara på ja- och nej-frågor, skriva löpande text och ladda upp bilagor. Det är alltså denna struktur du bör utgå från i utformandet av ditt anbud.

Andra sätt att lämna in anbud förekommer, som exempelvis via e-post, men dessa är ovanliga. De flesta anbud lämnas idag in elektroniskt via upphandlingsverktyg.

Checklista för anbudsinlämning

Som ett sista hjälpmedel för hur du lämnar anbud på offentliga upphandlingar vill vi skicka med dig en praktisk checklista för anbudsinlämning. Bocka av punkterna allt eftersom de uppfylls och åtgärda om nödvändigt delar i anbudet.

Det kan också vara bra att, som nämnts, komplettera checklistan med punkter som är aktuella för just den upphandling du för tillfället deltar i. Är det något särskilt som är viktigt att kontrollera innan inlämning i det anbud du arbetar med just nu?

• Notera vad man faktiskt frågar efter. Har ni redogjort för hur ni kan tillgodose det i anbudet? Kontrollera framförallt att ni uppfyller skall-kraven.
• Kolla igenom alla texter. Är allt tydligt, rättstavat och utformat i enlighet med upphandlingsdokumentens struktur? Är alla frågor besvarade?
• Är alla efterfrågade dokument och bilagor bifogade?
• Finns den som ska underteckna anbudet på plats? Har denne det som behövs för att signera anbudet, exempelvis tillgång till e-legitimation? Säkerställ att rätt person undertecknar anbudet.
• Håll koll på deadlinen och avsätt tidsmarginal för oförutsedda händelser eller problem. Missa inte sista datum för inlämning.
• Säkerställ att kontaktinformation till referenser är korrekt och uppdaterad.
• Lämna kontaktuppgifter till företaget. Firmanamn, organisationsnummer, adress och kontaktperson behöver finnas med. Dubbelkolla att allt stämmer.
• Kontrollera att alla delar av anbudet är skrivet på det språk som efterfrågas.

Vi på Tendium och Tenders hoppas att du efter denna genomgång känner dig redo att ta dig an anbudsprocessen. Behöver du hjälp att komma igång? Kom i kontakt med Tenders eller boka en demo med Tendium så hjälper vi dig att förbättra och förenkla ditt företags arbete med offentliga affärer.

Våra källor:

Tenders är en affärsjuridisk konsultbyrå specialiserad på offentliga affärer. De erbjuder sedan 2005 operativt stöd och rådgivning till företag inom den privata sektorn under alla steg av anbuds- och upphandlingsprocessen. Läs mer om Tenders på deras hemsida eller ta en närmare titt på deras arbete på LinkedIn.