En upphandlande myndighet ska välja ett upphandlingsförfarande innan en offentlig upphandling ska genomföras. Det finns flera olika upphandlingsförfaranden. Det valda förfarandet påverkar upphandlingsprocessen och under vilka förutsättningar leverantörer kan delta och lämna anbud i en upphandling. I detta blogginlägg presenteras samtliga upphandlingsförfaranden och dess för- och nackdelar utifrån lagen om offentlig upphandling (LOU).
Vad betyder upphandlingsförfarande?
Med upphandlingsförfarande avses den systematik, form och struktur som en offentlig upphandling följer. Det finns flera olika upphandlingsförfaranden som ställer krav på hur en upphandling ska genomföras. Det är den upphandlande myndigheten som väljer upphandlingsförfarande utifrån det uppskattade kontraktsvärdet av upphandlingen.
Vilket upphandlingsförfarande ska väljas?
Regelverket kring offentlig upphandling bygger i stor utsträckning på EU-direktiv. Det görs en skillnad mellan EU-regler (så kallade direktivstyrda regler) och nationella regler (så kallade icke-direktivstyrda regler). Beroende på en upphandlings kontraktsvärde blir antingen de direktivstyrda eller icke-direktivstyrda reglerna aktuella. När kontraktsvärdet överstiger eller når upp till EU:s tröskelvärden måste upphandlingsförfaranden enligt de direktivstyrda reglerna följas.
Om det ekonomiska värdet av upphandlingen däremot understiger tröskelvärdet, gäller de nationella reglerna och då finns inga bestämda upphandlingsförfaranden. I stället får den upphandlande myndigheten utforma upphandlingsförfarandet på det sätt som passar bäst.
Vilka upphandlingsförfaranden finns?
Det finns 7 olika upphandlingsförfaranden:
- Öppet förfarande
- Selektivt förfarande
- Förhandlat förfarande med föregående annonsering
- Förhandlat förfarande utan föregående annonsering
- Konkurrenspräglad dialog
- Innovationspartnerskap
- Projekttävling
När får varje upphandlingsförfarande användas?
Öppet förfarande och selektivt förfarande är upphandlingsförfaranden som gäller för upphandlingar som överstiger tröskelvärdena. Dessa upphandlingsförfaranden får den upphandlande myndigheten alltid välja.
Förhandlat förfarande med föregående annonsering, konkurrenspräglad dialog, förhandlat förfarande utan föregående annonsering och innovationspartnerskap är upphandlingsförfaranden som kan användas när kontraktsvärdet överstiger tröskelvärdena och får endast användas under vissa specifika förutsättningar.
Projekttävling är ett upphandlingsförfarande som kan användas både när värdet över- och understiger tröskelvärdena.
Vad är öppet förfarande?
Ett så kallat öppet förfarande får alltid användas när en upphandlande myndighet genomför en offentlig upphandling. Vid öppna förfaranden får alla intresserade leverantörer lämna anbud. Öppet förfarande passar bra i samband med enkla kundanpassade uppdrag.
I ett öppet förfarande prövar den upphandlande myndigheten vanligtvis de krav som ställs på leverantören och de krav som ställs på anbuden i ett och samma steg. Det är dock inget krav, utan den upphandlande myndigheten kan välja att utvärdera anbuden innan utvärderingen av leverantörerna.
För- och nackdelar med öppet förfarande
- Alla leverantörer får lämna anbud, vilket är positivt, eftersom det ökar chansen att få in så många anbud som möjligt. Det gynnar konkurrensen och ökar möjligheterna för små och medelstora företag att delta.
- En nackdel är att leverantörerna inte får begränsas, vilket kan leda till att utvärderingen av anbuden blir tidskrävande för den upphandlande myndigheten.
- Inga förhandlingar får föras med leverantörer i ett öppet förfarande.
Vad är selektivt förfarande?
Ett selektivt förfarande är det andra upphandlingsförfarandet som alltid får användas av upphandlande myndigheter. Selektivt förfarande kännetecknas av att alla leverantörer får ansöka om att delta i upphandlingen.
När ett selektivt förfarande används kontrolleras i första hand att leverantörerna uppfyller de krav som ställs på dem. Därefter bjuder den upphandlande myndigheten in de leverantörer som uppfyller kraven i det första steget för att lämna sina anbud. Det är alltså fråga om en tvåstegs-prövning.
Den upphandlande myndigheten får dock begränsa antalet kvalificerade leverantörer som får lämna anbud. Kravet är att det står skrivet i annonsen tillsammans med de kriterier som används vid urvalet av leverantörer. Av annonsen ska dessutom framgå det lägsta eller högsta antalet leverantörer som får lämna anbud. Den upphandlande myndigheten måste bjuda in minst fem leverantörer
För- och nackdelar med selektivt förfarande
- Om många anbudsgivare förväntas lämna anbud i upphandlingen kan ett selektivt förfarande användas av den upphandlande myndigheten för att spara tid och resurser.
- En fördel vid ett selektivt förfarande är att det är möjligt att begränsa antalet leverantörer som får lämna anbud från början, vilket kan vara fördelaktigt vid dyra och komplicerade upphandlingar där kundanpassning är centralt.
- En nackdel med selektivt förfarande är att det finns en risk att lösningar som kan vara både billigare och bättre inte prövas.
- Selektivt förfarande kan vara till nackdel för små och medelstora företag, eftersom den upphandlande myndigheten kan begränsa antalet leverantörer genom en urvalsprocess.
- Inga förhandlingar får föras med leverantören.
Vad är förhandlat förfarande med föregående annonsering?
Förhandlat förfarande med föregående annonsering innebär att utvalda leverantörer bjuds in för att förhandla om förbättringar i deras anbud. Detta förfarande får bland annat användas när ett behov inte kan uppfyllas utan anpassning av lättillgängliga lösningar och när upphandlingen omfattar innovativa lösningar.
Förhandlat förfarande med föregående annonsering går till på så sätt att alla leverantörer som är intresserade av att delta i upphandlingen får ansöka om att lämna anbud. De leverantörer som uppfyller kraven för upphandlingen får bjudas in för att lämna sina anbud. För att kunna anpassa upphandlingsföremålet efter myndighetens behov bjuds leverantörerna in för att förhandla om förbättringar i anbuden. Sådana förbättringar kan exempelvis röra produktens kvalitet eller kvantitet, men också sociala, miljömässiga eller innovativa egenskaper.
Om den upphandlande myndigheten skrivit med i annonsen att förhandling inte behöver ske, får kontrakt tilldelas utifrån ursprungligt anbud.
Vissa saker får inte förändras vid förhandling med leverantörerna:
- Obligatoriska krav (minimikrav) i upphandlingsdokumenten,
- Kriterier som ska utvärderas och som är kopplade till upphandlingsföremålet (tilldelningskriterier), och
- Inga väsentliga ändringar får ske i upphandlingsdokumenten.
För- och nackdelar med förhandlat förfarande med föregående annonsering
- Förfarandet kan bara användas i vissa situationer.
- Förfarandet kan vara tids- och resurskrävande. Den upphandlande myndigheten eller enheten behöver uppskatta sitt kompetens- och resursbehov.
- Förhandlat förfarande med föregående annonsering är till fördel för den upphandlande myndigheten när specialanpassningar krävs eller när upphandlingen ställer krav på innovation.
Vad är konkurrenspräglad dialog?
Konkurrenspräglad dialog är ett förfarande där den upphandlande myndigheten för en dialog med de leverantörer som bjudits in för att lämna anbud. Alla leverantörer kan ansöka om att få delta i upphandlingen. Efter dialogen lämnar respektive leverantör sitt anbud. Förfarandet får användas i samma situationer som förhandlat förfarande med föregående annonsering får ske.
När den upphandlande myndigheten är medveten om vilket resultat upphandlingen ska uppnå, men inte i förväg vet hur resultatet uppnås bäst, får dialog föras. Genom att föra en dialog med leverantörerna kan hänsyn tas till innovationsaspekter och olika lösningar kan vägas mot varandra.
För och nackdelar med konkurrenspräglad dialog
- Fördelen med konkurrenspräglad dialog är att den upphandlande myndigheten och leverantören tillsammans kan ta fram nya lösningar.
- Konkurrenspräglad dialog är fördelaktigt att använda vid komplexa projekt som kräver förhandlingar inom områden som bland annat juridik eller ekonomi.
- En nackdel med förfarandet är att det finns en risk för bristande konkurrens om kraven i upphandlingen sätts för högt samt att leverantören i slutändan inte kan genomföra kontraktet.
- Konkurrenspräglad dialog tar mycket tid i anspråk både från den upphandlande myndighetens och leverantörens sida.
Vad är förhandlat förfarande utan föregående annonsering?
Förhandlat förfarande utan föregående annonsering är ett förfarande som bara får användas i undantagsfall. Det innebär att den upphandlande myndigheten får ta direkt kontakt med en leverantör för att genomföra en direktupphandling och ställer inte krav på annonsering. Den upphandlande myndigheten kan välja att förhandla med en eller flera leverantörer.
Förhandlat förfarande utan föregående annonsering får exempelvis användas när inga lämpliga anbud inkommit och när det inte finns tid att annonsera med hänvisning till synnerlig brådska. Läs om alla undantagssituationer där förfarandet får användas här. Som tidigare nämnts får förfarandet endast användas i undantagsfall och ska användas med återhållsamhet.
Vad är innovationspartnerskap?
Innovationspartnerskap är ett upphandlingsförfarande som kan användas när den upphandlande myndigheten letar efter nya lösningar som inte finns tillgängliga på marknaden. Innovationspartnerskap kännetecknas av att forskning, utveckling och inköp sker i en och samma process.
Innovationspartnerskap hjälper parterna att dela risker och kostnader och den vinnande leverantören kan ersättas för sitt utvecklingsarbete. Innovationspartnerskap får endast ingås med leverantörer som har möjlighet att bedriva separat forsknings- och utvecklingsverksamhet.
För- och nackdelar med innovationspartnerskap
- En fördel med innovationspartnerskap är att det kan finnas ett tydligare kommersiellt intresse för leverantörer att ingå i ett innovationspartnerskap eftersom de kan få sälja sin färdiga produkt på marknaden.
- Något som kan ta mycket tid innan ett innovationspartnerskap annonseras är att det krävs en gedigen marknadsundersökning och omfattande dialoger med potentiella leverantörer som kan leverera nya lösningar.
- Innovationspartnerskap är till fördel för den upphandlande myndigheten när ett omfattande samarbete med leverantören krävs.
Vad är projekttävling?
Vid en projekttävling bjuder den upphandlande myndigheten in till en öppen tävling. Tanken med en projekttävling är att få fram en ritning, projektbeskrivning eller liknande. Det vinnande bidraget utses av en jury. En projekttävling är mindre reglerat än övriga upphandlingsförfaranden. Projekttävlingar kan bland annat användas vid arkitektur och stadsplanering.
För- och nackdelar med projekttävling
- Reglerna är mindre detaljerade vid en projekttävling.
- En projekttävling innebär att ersättning eller priser tilldelas, vilket kan öka intresset att delta från leverantörernas sida.
- Det finns krav på anonymitet vid projekttävlingar, vilket innebär att det kan vara mer fördelaktigt att använda ett annat upphandlingsförfarande.
- Projekttävlingar kan ta mycket tid i anspråk för den upphandlande myndigheten och leverantören.
Vad heter upphandlingsförfarande på engelska?
Upphandlingsförfarande på engelska heter Procurement procedures. De olika upphandlingsförfarandena översätts på följande sätt:
1. Öppet förfarande – Open procedure,
2. Selektivt förfarande – Restricted procedure,
3. Förhandlat förfarande med föregående annonsering – Negotiated procedure with prior publication,
4. Förhandlat förfarande utan föregående annonsering – Negotiated procedure without prior publication,
5. Konkurrenspräglad dialog – Competitive dialogue,
6. Förfarande med inrättande av innovationspartnerskap – Procedure for establishment of an innovation partnership,
7. Projekttävling – Design contest.
Direktupphandling är en typ av upphandling där det saknas krav på annonsering och konkurrensutsättning. Direktupphandling får bara användas i vissa specifika situationer. Läs mer om direktupphandling i vårt blogginlägg “Vad är direktupphandling?”.
Sammanfattning – Vad är upphandlingsförfarande?
- Ett upphandlingsförfarande är den struktur som en upphandling ska följa.
- Det är den upphandlande myndigheten som ska välja upphandlingsförfarande utifrån kontraktsvärdet.
- Valet av upphandlingsförfarande styr hur upphandlingen kommer gå till.
- Det finns flera olika upphandlingsförfaranden; vissa får alltid användas och vissa får endast användas under specifika förutsättningar enligt lagen om offentlig upphandling.
