Vad är skillnaden mellan ramavtal och kontrakt?

Gränslandet mellan ramavtal och kontrakt är inte alltid solklart. I detta blogginlägg förklarar vi vad ett ramavtal respektive kontrakt kännetecknas av, hur de används samt vilka skillnader som finns. Detta blogginlägg förklarar också hur bedömningen går till för att avgöra om det aktuella avtalet är ett kontrakt eller ett ramavtal när det finns inslag av båda delar.

En upphandling kan resultera i ett kontrakt eller ramavtal

En upphandling kan resultera i två typer av avtal, ett kontrakt eller ett ramavtal. Efter att den upphandlande myndigheten planerat för upphandlingen och bestämt syfte och mål – vilket sker i den första fasen av upphandlingsprocessen – ska myndigheten bedöma om ett kontrakt eller ramavtal är mest lämpligt att använda för upphandlingen.

Vad är ramavtal?

I lagen om offentlig upphandling (LOU) definieras ramavtal. Ramavtal är ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren i kontrakt som senare ska tilldelas under en given tidsperiod. 

Syftet med ett ramavtal är alltså att fastställa villkoren i ett kommande kontrakt och att senare tilldela kontrakt till leverantören. Ramavtal kan, likt kontrakt, ingås för upphandling av varor, tjänster och byggentreprenader. 

Ett ramavtal avser därför inte ett faktiskt köp, utan fastställer villkoren för framtida köp under en viss tidsperiod. 

40 procent av antalet annonserade upphandlingar under år 2020 var ramavtal.

Nyheter varje vecka

Offentlig upphandling är ett klurigt område med snabba förändringar. Varje vecka sammanfattar Tendiums nyhetssvep de mest intressanta nyheterna om offentlig upphandling, digitalisering och AI. Vi tipsar också om värdefullt innehåll från Tendium, såsom information om ramavtal och kontrakt, samt samlar smarta tips till leverantörer. 

När används ramavtal?

Ramavtal brukar användas när den upphandlande myndigheten har ett återkommande behov av en viss produkt, men när det råder osäkerhet kring volymen och specifika tider för leverans. Ramavtal är exempelvis bra att använda vid upphandling av olika tjänster när det finns en osäkerhet kring hur mycket rådgivning som behövs, till exempel inom områden som IT, juridik och ekonomi. 

Ett annat exempel på när ramavtal kan användas är för städtjänster. Ramavtalet skulle exempelvis kunna beskriva vilka slags städtjänster som ska ingå, men mer detaljerade krav på exakta städtjänster vid varje tillfälle och hur många timmar som avses bestäms i samband med att myndigheten väljer att handla från ramavtalet.

Ramavtal får användas över och under tröskelvärdena och för alla typer av upphandlingar. När själva köpet ska genomföras sker ett så kallat avrop från ramavtalet eller med andra ord tilldelning av kontrakt. Användning av ett ramavtal innebär att konkurrensen typiskt sett begränsas eftersom ramavtalet är stängt för nya leverantören så länge det gäller.

Vad är kontrakt?

Kontrakt definieras i LOU som ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer, och avser leverans av varor, tillhandahållande av tjänster eller utförande av byggentreprenad. 

Ett kontrakt är alltså ett avtal som avser ett specifikt köp, såsom byggnation av ett äldreboende. Kontrakt används vanligtvis för enstaka köp som den upphandlande myndigheten inte har återkommande behov av.

Vad är skillnaden mellan ramavtal och kontrakt?

• Ramavtal omfattar eventuella framtida köp och kontrakt tar sikte på ett specifikt köp. 
• Ramavtalet ska garantera tillgång till en viss produkt eller tjänst när den upphandlande myndigheten är i behov av detta så länge ramavtalet löper. Vid upphandling av ett kontrakt avslutas kontraktet mellan myndigheten och leverantören efter att leverans har skett.
• Eftersom ramavtalet omfattar kommande köp kan den upphandlande myndigheten flytta fram beskrivningen av själva köpet och volymen för ramavtalet. Beskrivningen görs vid avrop, det vill säga när myndigheten väljer att handla med hjälp av ramavtalet. Vid upphandling av ett kontrakt beskrivs innehållet och kraven av det som ska upphandlas i samband med själva upphandlingen.

Svårt att avgöra skillnaden mellan ramavtal och kontrakt

Ibland kan det vara svårt att bedöma om resultatet av en upphandling är ett kontrakt eller ett ramavtal. Domstolarna har i flera fall kommit fram till att det varit fråga om ett kontrakt, trots att den upphandlande myndigheten avsett att upphandla ett ramavtal och vice versa. Lagstiftaren har dessutom konstaterat att det kommer att vara svårt att bedöma skillnaden mellan ramavtal respektive kontrakt i vissa fall.

Svårigheten kan illustreras med ett exempel från Kammarrätten i Stockholm. Bakgrunden var att en upphandlande myndighet ville ingå kontrakt kring läkemedel och myndigheten ville binda sig till en leverantör. Problemet var att man inte kunde fastställa volymen, eftersom behovet av läkemedel var beroende av antalet patienter. Myndigheten trodde att de hade ingått ett kontrakt, men kammarrätten menade att det var fråga om ett ramavtal eftersom volymen lämnades öppen.

Hur avgörs avtal med inslag av kontrakt och ramavtal?

I ett avtal där den upphandlande myndigheten inte fastställer hela volymen är det i regel fråga om ett ramavtal. Det finns två principer som domstolarna använder sig av vid bedömningen av om det är ett kontrakt eller ramavtal när det finns inslag av båda delar.

Huvudsaksprincipen ska domstolarna i första hand använda för att avgöra om det är ett kontrakt eller ramavtal. Praxis vittnar dock om att överviktsprincipen, som är sekundär till huvudsaksprincipen, används. När en del av avtalet har volymen fastställd och en annan del av avtalet inte har volymen fastställd säger huvudsaksprincipen att det som avgör är den del av upphandlingen som avser det huvudsakliga upphandlingsföremålet. 

Ett exempel är upphandling av it-system och support. I en sådan upphandling talar mycket för att huvudföremålet i upphandlingen är systemet, eftersom servicen är en konsekvens av inköpet.

Överviktsprincipen innebär att det ekonomiska värdet av de två delarna av avtalet avgör. I exemplet är den fasta delen systemet och den justerbara delen är service. Överviktsprincipen säger att den del av avtalet som har det största värdet avgör om det är ett kontrakt eller ramavtal. Om systemet uppgår till det högsta värdet i avtalet är det fråga om ett kontrakt och ifall servicen uppgår till ett högre värde än systemet är det fråga om ett ramavtal.

Vad är DIS och hur skiljer det sig från ramavtal?

Ett dynamiskt inköpssystem (DIS) är ett slags förkvalificeringssystem som sker elektroniskt. Det finns inga regler för hur lång giltighetstid ett DIS får ha, utan den upphandlande myndigheten får bestämma tiden på egen hand. Ett DIS är öppet för nya leverantörer under hela systemets giltighetstid, vilket främjar konkurrensen vid sådant som återkommande köps in av den upphandlande myndigheten.

Ett DIS är öppet för nya leverantörer under hela giltighetstiden, vilket är en skillnad från ramavtal. Ytterligare skillnad är att det inte finns någon gräns för giltighetstiden som för ramavtal, där det finns en maximal gräns på fyra år, om inte särskilda skäl finns.

Vad heter ramavtal respektive kontrakt på engelska?

Ramavtal översätts på engelska till framework agreement. I den engelska översättningen av LOU definieras framework agreement enligt följande: 

“A framework agreement means a contract concluded between one or more contracting authorities and one or more suppliers with the aim of establishing the terms of contracts to be awarded during a certain later time period.”

Kontrakt översätts till contract och definieras enligt följande:

“A contract means a contract for pecuniary interest concluded in writing and having as their object the execution of works, the supply of products or the provision of services

• between one or more contracting authorities and one or more suppli- ers, and

• having as its object the supply of products, the provision of services or the execution of works.”

Dynamiskt inköpssystem översätts i sin tur till dynamic purchasing systems.

6 saker att tänka på vid ramavtal 

1. Flera upphandlande myndigheter får använda ett ramavtal som har ingåtts av en annan myndighet. Ramavtalet är dock stängt för nya leverantörer under giltighetstiden. Det är därför viktigt att ramavtal inte används på ett olämpligt sätt eller på ett sätt som gör att konkurrensen snedvrids. 

2. Ramavtal kan innebära en risk för leverantörer, eftersom vissa upphandlande myndigheter ingår flera ramavtal, men därefter inte handlar från alla ramavtal. Med andra ord kan ramavtal medföra att leverantören i slutändan inte tilldelas kontrakt. Det är därmed betydelsefullt att en leverantör som överväger att lämna anbud kan avgöra om det är motiverat, vilket ställer krav på den upphandlande myndigheten att lämna korrekt information om vilka upphandlande myndigheter som får lov att använda sig av ramavtalet. 

3. Ramavtal är inte ett eget upphandlingsförfarande. 

4. När upphandlande myndigheter använder ramavtal och tilldelar kontrakt ska de hålla sig till de ramar som anges i ramavtalet. Det skulle i annat fall strida mot upphandlingsprinciperna, särskilt principen om likabehandling och öppenhet.

5. Det finns ingen uttrycklig regel om att den upphandlande myndigheten måste vidta någon åtgärd för att bekräfta sitt intresse av att använda det kommande ramavtalet.

6. Ett ramavtal är ett slutet system, både på myndighets- och leverantörssidan. Det är inte möjligt för vare sig upphandlande myndigheter eller leverantörer att i efterhand ansluta sig till ett ingånget ramavtal. 

Sammanfattning ramavtal och kontrakt

• En upphandling kan resultera i två typer av avtal – kontrakt eller ramavtal.
• Ett ramavtal fastställer villkoren i ett kommande kontrakt. Ramavtal används när den upphandlande myndigheten har ett återkommande behov av en vara eller tjänst.
• Ett kontrakt är ett avtal som avser ett specifikt köp. Kontrakt används för enstaka köp som den upphandlande myndigheten inte har återkommande behov av.
• Skillnaden mellan ramavtal och kontrakt är att ramavtal inte tar sikte på ett specifikt köp utan ett framtida köp. En annan skillnad är att ramavtal inte behöver fastställa hela volymen för det som ska levereras, vilket ett kontrakt gör.
• Det finns två principer som domstolarna använder vid bedömningen av om det är ett kontrakt eller ramavtal när det finns inslag av båda delar – huvudsaksprincipen och överviktsprincipen. Huvudsaksprincipen tar sikte på det huvudsakliga upphandlingsföremålet och överviktsprincipen tar sikte på den del av upphandlingen som har det största ekonomiska värdet.