Den offentliga marknaden upplevs inte sällan som krånglig och svårforcerad. Den kantas av många regler och få är bekanta med hur man bäst navigerar och optimerar sitt arbete i relation till dem. Svårigheterna med offentliga affärer motiveras många gånger med att det inte går att göra särskilt mycket förarbete innan det är dags att lämna anbud.
Men stämmer det? Går det inte att påverka en offentlig affär i förväg? Finns det inga enkla tillvägagångssätt för att sälja till offentlig sektor? Tendiums försäljningschef Ronny Ågren, med 15 års erfarenhet av offentlig upphandling, reder ut saken.
Du kan påverka
I en marknadsundersökning av Svenskt Näringsliv 2019 uppger 44% av anbudsgivarna de “inte kontaktar beställare/upphandlare innan upphandling” och att 24% “inte visste att detta var tillåtet”. Många avstår alltså från förberedande anbudsarbete, helt enkelt för att man inte vet att man kan jobba proaktivt eller hur man gör. När en upphandling väl publiceras är det därför inte ovanligt att en hel affär landar på en persons bord. Det är ett stort ansvar att axla när inga underlättande förberedelser har gjorts. Ur en sådan synvinkel är det inte särskilt konstigt att offentlig upphandling upplevs som krånglig och jobbig.
Men faktum är att det går att proaktivt förbättra sina förutsättningar inom offentliga affärer. Det viktigaste för att lyckas med anbudsgivning är att förändra sitt arbetssätt och skapa en fungerande intern process för att bearbeta – och arbeta tillsammans med – offentlig sektor. Knepet är att gå från reaktiv till strategisk försäljning, oavsett om man är ett litet eller stort företag. Bli aktiv, strategisk och framgångsrik på en marknad full av möjligheter. Vi visar hur!
Aktiva leverantörer ger ett sunt affärsklimat
Både företag och myndigheter blir bättre på att tänka nytt och ta initiativ till tidig dialog. Just dialog är en särskilt fördelaktig metod, inte minst för att man som företag faktiskt kan hjälpa myndigheter att köpa rätt. Genom att höra sig för angående behov och kravställningar kan man som företag komma med konstruktiva lösningsförslag, i förväg.
Under ett möte träffar den upphandlande myndigheten en leverantör åt gången i syftet att inhämta information inför utformandet av en upphandling. Tanken är att upphandlingen ska nå bästa möjliga resultat. Vid behov kan även upphandlingsmyndigheten ge råd i sådana enskilda dialogmöten. Med köpare och säljare som träffas och utbyter erfarenheter blir upphandlingsprocesserna bättre anpassade till aktuell marknad och bransch. Ett sunt upphandlingsklimat kräver alltså aktiva leverantörer som söker dialog.
Hur organiserar man en anbudsgivning?
Vikten av att aktivt påverka är tydlig. Men hur gör man, rent praktiskt? Ronny redogör för hur du, steg för steg, kan ta dig an och lyckas på möjligheternas marknad (och bidra till ett sunt affärsklimat inom offentlig sektor!).
Steg 1: Gör en marknadsanalys
Offentlig sektor är tämligen lätt att kartlägga. Att få koll på sin egen marknad ger också rätt förutsättningar för att förändra sitt arbetssätt. En analys visar hur myndigheter historiskt har kravställt, hur upphandlingsdokument sett ut, vilken utvärderingsmodell som använts och vilka kunder som vanligtvis kräver tidig dialog. Detta är information du kan använda för att anpassa ditt eget erbjudande till offentlig sektor och för att få veta mer om dina konkurrenter, vilka anbudsgivare som deltagit och hur vinnande anbud sett ut.
Genom att analysera marknaden blir du påläst nog för att kunna ge kloka och fungerande förslag på hur en upphandling bör utformas för att nå bästa resultat. Kanske kan du till och med hitta konkreta exempel på hur andra myndigheter har gjort och hur upphandlingsdokumentationen skulle kunna se ut. Det går också att föra dialog om vilken affärsmodell som är mest passande utifrån kundens budget och behov, hur en upphandling bäst följs upp eller hur en upphandlingsprocess för ett sunt affärsklimat ser ut.
Analysen hjälper dig att anpassa din säljorganisation. Exempelvis kanske du identifierar ett ramavtal som löper ut. Det ger dig en aning om när du bör ta initiativ till dialog med kunden i fråga. Med ökad kunskap om offentlig sektor inom företaget i helhet skapas möjligheter att bygga en sund, effektiv och lönsam kultur kring offentliga affärer.
Steg 2: Ta initiativ till tidig dialog – du är specialisten
När en ordentlig marknadsanalys finns på plats är det du som är specialist på upphandlingar inom din bransch. Nästa steg är då att boka möten med beställare av företagets tjänster och produkter, för att stötta och ge konkreta förslag angående utformningen av en lyckad upphandling. Tänk på att boka möten i god tid innan avtalen löper ut. Fundera också över vad hela affären är värd och om det kan finnas möjlighet till att merförsälja utanför avtalet. Kom till mötet väl förberedd, även vad det gäller uppföljning. Genom att också presentera hur en uppföljning bör skötas minskar risken för att ni svarar ja på krav som sedan inte följs upp av myndigheten.
Steg 3: Skapa en effektiv anbudsprocess
Dags för själva anbudsarbetet? Efter en väl genomförd marknadsanalys och dialog har du lagt grunden för en lyckad anbudsprocess. Nu är det dags att planera och resursfördela företagets anbudsarbete. Genom att skapa en anbudsgrupp anpassad efter upphandlingen – det vill säga bestående av individer vars kompetens behövs och bidrar i anbudsarbetet – är det lättare att skapa ett bra anbud och nå framgång. Förutom detta finns det några bra punkter att hålla i sig i under anbudsprocessen, för såväl stora som små företag. Kolla in checklistan nedan eller boka en demo med oss, för mer information om hur just ditt företag kan effektivisera anbudsarbetet.
Checklista för anbud
- Vilken typ av upphandlingsförfarande gäller det? Är det till exempel fråga om en direktupphandling, förenklad upphandling, öppen eller selektiv upphandling, förhandlad upphandling? För olika sorters upphandlingar gäller nämligen olika regler. Se över vad som gäller för den upphandling du deltar i. Typen av upphandling ger också en indikation på vilken typ av konkurrens som kan förväntas och vilka möjligheter du som anbudsgivare har att påverka och förhandla. Genom att se över vilket upphandlingsförfarande som gäller kan du anpassa och optimera ditt anbud och arbetet med det. OBS! Från 1 februari 2022 gäller nya regler, har du koll på dem? Ta del av allt du behöver veta om de nya reglerna i vårt blogginlägg Nya och enklare upphandlingsregler från och med 1 februari 2022. och läs upphandlingsjuristen Johans Svedbergs kommentarer på de nya lagarna i gästinlägget Johan Svedberg kommenterar de nya upphandlingsreglerna 2022.
- Kontrollera alla skall-krav. Var noga med att svara på alla skall-krav i upphandlingsdokumentationen, annars kommer anbudet att förkastas.
- Svara på alla frågor. Var noga med att svara på samtliga frågor. Om inget annat anges ska svaren vara på svenska.
- Ställ frågor. Om du upplever att något är otydligt i underlaget, ställ direkta frågor till upphandlaren. Se över upphandlingsdokumentationen tidigt och ställ dina frågor så snart som möjligt. Om något är otydligt är det nämligen viktigt att du får svar i god tid innan anbudsinlämningen, så att du och dina kollegor har tid att arbeta med anbudet och göra eventuella förändringar.
- Följ strukturen i upphandlingsdokumentationen. Hoppa inte över någon fråga och se till att följa samma uppställning som använts i upphandlarens dokument. Lyft fram och beskriv noga vad du och ditt företag kan erbjuda, även det som kanske verkar självklart för er.
- Tänk på tiden. Se till att anbudet lämnas in i tid. Anbud som lämnas in för sent förkastas. I upphandlingsdokumentationen anges sista anbudsdag. Se över detta direkt och planera anbudsarbetet utifrån given deadline.
- Glöm inte att lämna kontaktuppgifter. Fyll i all nödvändig information, som firmanamn, organisationsnummer, adress och kontaktperson. Dubbelkolla att allt stämmer.
- Kontrollera frågor, bilagor och signatur. Innan du skickar in anbudet, kontrollera att alla frågor är besvarade, att samtliga bilagor är med och att anbudet är korrekt undertecknat. Korrekturläs och rätta till eventuella stavfel eller krånglig meningsbyggnad. Anbudet bör vara enkelt och tydligt att läsa.
- Förbered en muntlig presentation. I vissa upphandlingar krävs även en muntlig presentation av anbudet. Då är det bra att vara förberedd. Sätt ihop en muntlig presentation av både ditt anbud och ditt företag. Vem eller vilka ska presentera, vilka delar, på vilket sätt? Förbered om nödvändigt tekniska hjälpmedel för att göra er information så tydlig och följsam som möjligt.
Steg 4: Tilldelning och leverans
Har du vunnit affären? Grattis! Nu finns flera åtgärder som är kloka att vidta för att säkerställa att leveransen går smidigt och rätt till. Läs också blogginlägget Efter tilldelningsbeslut: Vässa dina vunna affärer för ytterligare tips på hur du kickar igång leveransen för ett vunnet avtal på ett lönsamt och effektivt sätt.
Dialog och överlämning
Boka så snabbt som möjligt in ett möte för att undersöka vilka som har rätt att beställa från avtalet. Detta är extra viktigt om du är ny som leverantör eller om det rör sig om en knepig fördelningsnyckel med många tolkningsmöjligheter. En fördelningsnyckel är de objektiva villkor som finns inom ramavtal med flera leverantörer. Det anger exempelvis rangordning, turordning eller den enskildes behov.
Ibland är det dock komplicerat att förstå hur fördelningen av leverans mellan olika parter ska se ut och fungera. Det finns alltid en risk att den förra leverantören får fortsätta att leverera, exempelvis vid tillfällen då en myndighet missat att informera sin organisation om att ett nytt avtal med nya leverantörer upprättats. Genom att ta initiativ till dialog med upphandlande myndighet direkt när tilldelning skett kan du reda ut eventuella frågetecken, säkerställa att implementeringen av avtalet går till som det ska och att ni får leverera så som fastställts i beslutet.
Om någon annan än du själv ska förvalta affären kan det vara en god idé att även upprätta en intern överlämning. Detta kan vara aktuellt i exempelvis en större organisation där en specifik enhet sköter anbudsarbetet medan en annan del ansvarar för att hantera den tilldelade affären.
Avropsstöd
Om det rör sig om ett stort avtal med många avropsberättigade parter kan ett avropsstöd vara hjälpsamt. Det kan nämligen vara svårt att kvalitetssäkra hanteringen av exempelvis inkommande FKU:er, direkta upphandling och privata upphandlingar, eftersom dessa ofta finns spridda i olika funkationsbrevlådor och kollegors inkorgar. Ett avropsstöd är ett verktyg anpassat särskilt för att kvalitetssäkra hanteringen av alla inkommande förfrågningar.
Det vanligaste avropsstödet som används idag är funktionsbrevlådor, men att använda inkorgar medför vissa begränsningar. Det är exempelvis svårt att följa vad som händer med ett avrop under processen. Tendium erbjuder ett avropsstöd anpassat för att förenkla hanteringen av inkommande förfrågningar, oavsett var de kommer ifrån. Vårt avropsverktyg samlar nämligen allt i ett flöde, så att du och dina kollegor får full koll och kan samarbeta enkelt.
Med Tendiums avropsverktyg kan du:
- Få en helhetsvy över alla inkommande avrop och upphandlingar och därmed säkra att inga affärsmöjligheter missas.
- Samla statistik och följa upp allt anbudsarbete från både öppna upphandlingar och ramavtal.
- Samarbeta smidigare genom följa upp med kollegor, sätta status och fördela avrop till rätt affärsområden och medarbetare.
- Få en tydlig process för hantering av inkommande förfrågningar.
Vill du veta mer om hur du kan hantera avrop? Läs mer om vårt avropsverktyg här.
Begär ut alla anbud
Ta också för vana att begära ut alla anbud, oavsett om du vinner eller förlorar upphandlingen. Det är alltid nyttigt att analysera utgången, lära sig av konkurrenter och få insikter som kan hjälpa dig i nästa anbudsprocess. Hur skiljer sig det vinnande anbudet från ert? Hur är det vinnande anbudet utformat? Vad kan ni göra bättre nästa gång?
Vilken hjälp kan jag få med offentliga affärer?
Du har nu en stadig grund för att skapa bättre förutsättningar för sunda och lönsamma affärer till offentlig sektor. Är du intresserad av ännu fler hjälpmedel för effektivare anbudsarbete? Våra verktyg och tjänster är skräddarsydda för att förenkla och effektivisera arbetet med offentliga upphandlingar, så att du får ett smidigt samarbete med ditt team, slipper krånglig administration, sparar tid och kan skriva fler vinnande anbud. Boka en demo med oss så hjälper vi dig hitta vägen framåt på den offentliga marknaden!
