Vad är anbudsutvärdering?

Efter att anbud har lämnats i en offentlig upphandling är det upp till den upphandlande myndigheten att göra en anbudsutvärdering. Utvärderingen kan ske på olika sätt och med hjälp av olika utvärderingsmodeller. Upphandlingsdokumenten ska ange de kriterier som anbuden ska värderas utifrån samt hur kriterierna ska vägas samman. Här svarar vi på alla dina frågor om anbudsutvärdering och lyfter exempel hämtade från verkligheten. 

Varför finns anbudsutvärdering?

Syftet med anbudsutvärdering är att utse det anbud som är bäst i en offentlig upphandling och som motsvarar behoven för beställaren på bästa möjliga sätt. Det innebär att den upphandlande myndigheten ska göra en bedömning av anbudets konkurrenskraft. De flesta upphandlingsförfaranden innebär ett utrymme för den upphandlande myndigheten att fritt välja utvärderingsgrund. En riktlinje är dock att utvärderingen bör utgå från den marknadsanalys som genomförs i det första skedet av upphandlingsprocessen. 

Att tänka på – håll isär begreppen

Det är lätt att bli förvirrad över begreppen som används när det kommer till anbudsutvärdering. En fullständig ordlista över offentlig upphandling hittar du här. Innan vi går in mer detaljerat på anbudsutvärderingen är det bra att ha koll på nedan begrepp.

Tilldelningskriterier/utvärderingskriterier: Kriterier som ligger till grund för anbudsutvärderingen
Tillkommande kriterier: Fler kriterier som används när flera anbud som lämnats är likvärdiga
Ska-krav: Obligatoriska krav som måste uppfyllas
Bör-krav: Krav som inte måste uppfyllas (synonymt med tilldelningskriterier)

Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet

Den upphandlande myndigheten ska på ett transparent, förutsägbart och tydligt sätt ange vilka tilldelningskriterier som kommer att tillmätas betydelse och deras inbördes prioritet/vikt vid bedömningen av vilket anbud som är mest ekonomiskt fördelaktigt, beroende på den grund som beställaren har valt. Den upphandlande myndigheten kan välja någon av följande grunder för utvärderingen:

1. Bästa förhållande mellan pris och kvalitet,
2. kostnad, eller
3. pris.

OBS! Ovan gäller endast för upphandlingar över tröskelvärdena. Senare i detta inlägg går vi igenom vad som gäller för så kallade icke-direktivstyrda upphandlingar, men i korthet kan sägas att det saknas detaljerade regler om anbudsutvärderingen vid mindre upphandlingar. 

Anbudsutvärderingen måste följa upphandlingsprinciperna

Beställaren ska ange grunden för anbudsutvärderingen på ett tydligt sätt i upphandlingsdokumenten, så att leverantörerna förstår hur anbudet kommer att bedömas. Om ett anbud exempelvis utvärderas från kriterier som inte står med i upphandlingsdokumenten har beställaren inte agerat i enlighet med den så kallade öppenhetsprincipen – en av de fem upphandlingsprinciperna som måste beaktas. Notera att upphandlingsprinciperna också gäller vid direktupphandlingar.

Att vikta tilldelningskriterier/bör-krav

Kravspecifikationen, som anger krav på upphandingsföremålet (vara, tjänst eller entreprenad), kan ange både ska-krav och bör-krav. I anbudsutvärderingen ska i regel bör-kraven, också kallat tilldelningskriterier, viktas inbördes mellan varandra. Det gäller om bästa förhållande mellan pris och kvalitet respektive kostnad väljs som grund för utvärdering. Det måste framgå vilken betydelse kriterierna har i relation till varandra, vilket exempelvis kan anges genom att olika krav får olika poäng eller procent.

Tilldelningskriterier ska…

1. ha anknytning till upphandlingsföremålet, 
2. ha som mål att fastställa det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, 
3. ska ha en skiljande effekt,
4. ska vara tydligt formulerade så att de tolkas likadant, samt
5. ska tydligt ange hur kriterierna ska styrkas, exempelvis genom intyg

Exempel på tilldelningskriterier vid utvärderingen

Nedan följer några exempel på vilka tilldelningskriterier som kan användas vid utvärderingen:

• tid för genomförande
• miljöegenskaper
• driftkostnader
• kostnadseffektivitet
• estetiska egenskaper
• tekniska egenskaper
• service

Hur bedöms det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet?

Anbudsutvärderingen syftar alltså till att beställaren ska identifiera det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet och kan utgå från grunderna uppräknade nedan. Nedanför redogör vi för vad respektive grund innebär. 

Utvärderingsgrund 1: Bästa förhållande mellan pris och kvalitet

När utvärderingsgrunden bästa förhållande mellan pris och kvalitet väljs ska det framgå hur mycket pris respektive kvalitet ska vara värt. Till exempel kan pris bestämmas till 30 procent och kvalitet till 70 procent. Ifall beställaren inte kan vikta kriterierna ska de få en prioritetsordning. 

Det enda som krävs är att kriterierna har koppling till det som ska upphandlas samt att kriterierna utformas med hänsyn till upphandlingsprinciperna. Utöver detta är beställaren fri att bestämma vilka kriterier som ska användas som bäst motsvarar det som efterfrågas i upphandlingen. Det är dessutom viktigt att kriterierna tillvaratar en effektiv konkurrens.

Utvärderingsgrund 2: Kostnad

Kostnad som utvärderingsgrund innebär att beställaren kan bedöma anbudet utifrån kostnadseffektivitet, det vill säga lägsta kostnad. Som exempel kan nämnas att beställaren för att få fram lägsta pris gör en analys av kostnaderna under varans livscykel. I dessa fall kan exempelvis anskaffningspriset få X vikt i relation till andra kostnader som tillkommer vid användning av upphandlingsföremålet.

Utvärderingsgrund 3: Pris

När beställaren väljer utvärderingsgrunden pris saknas regler om hur lägsta pris ska fastställas. Det är dock viktigt att ange vilka volymer som anbudet ska beräknas på eller hur dessa ska viktas. Exempelvis kan pris anges som:

• totalt för hela uppdraget 
• per månad 
• per timme
  

Vad gäller för anbudsutvärdering under tröskelvärdena?

Det saknas detaljerade regler om anbudsutvärdering för upphandling under tröskelvärdena. Vad som är helt centralt är däremot att upphandlingsdokumenten måste innehålla information om vilka tilldelningskriterier som ska användas samt viktning eller prioritet. Tilldelningskriterierna som används måste också vara i överensstämmelse med upphandlingsprinciperna.

Att tänka på…

• Om inga kriterier angivits för hur anbuden kommer att bedömas är priset avgörande. 
• Har ingen viktning gjorts mellan kriterierna ska en helhetsbedömning göras. Det anbud som mot bakgrund av de uppställda tilldelningskriterierna är mest ekonomiskt fördelaktigt ska antas.
  

Vad är utvärderingsmodeller?

Användningen av utvärderingsmodeller är ett bra sätt för beställaren att jämföra anbud på ett strukturerat sätt. Det är den upphandlande myndigheten som väljer vilken utvärderingsmodell som ska användas. Syftet med utvärderingsmodellen är att specificera hur anbud kommer att värderas i relation till hur anbuden uppfyller tilldelningskriterierna. Utvärderingsmodellen ska följa utvärderingsgrunderna (bästa förhållande mellan pris och kvalitet, kostnad eller pris). I utvärderingsmodellen specificeras hur anbud kommer att värderas utifrån en sammanvägning av hur väl de uppfyller varje kriterium.

I upphandlingslagarna, till exempel lagen om offentlig upphandling, saknas regler för hur bedömningen av anbud ska gå till eller hur en utvärderingsmodell ska se ut. Det innebär att beställaren i princip kan välja vilken metod som helst för att jämföra anbud under förutsättning att modellen följer upphandlingsprinciperna.

Relativa och absoluta utvärderingsmodeller

Utvärderingsmodeller kan typiskt sett delas upp i två kategorier – relativa och absoluta. Den absoluta utvärderingsmodellen är vanligast. Då görs en individuell utvärdering av varje enskilt anbud lämnat av anbudsgivarna. Enligt denna modell är anbuden inte beroende av en annan anbudsgivares kvalitet eller pris. Den relativa utvärderingsmodellen innebär däremot att anbuden värderas i relation till alla andra anbud. Rangordningen mellan två anbud kan alltså påverkas av vilka andra anbud som lämnats i upphandlingen.

5 exempel på anbudsutvärdering och tilldelningskriterier

Nedan listar vi fem exempel hämtade från verkligheten avseende anbudsutvärdering och tilldelningskriterier. Informationen är hämtad från Konkurrensverkets rapport “Metoder vid utvärdering av pris och kvalitet i offentlig upphandling – En inventering och analys av utvärderingsmodeller inom offentlig upphandling”.

Exempel 1 – utvärderingskriterier vid upphandling av konsulttjänster

“Det mest ekonomiskt fördelaktiga anbud med hänsyn till nedanstående rangordnade kriterier kommer att antas:

1. Föreslagen konsult, konsulters kunskaper och erfarenheter från organisations- och personalutveckling inom kommunal verksamhet.
2. Föreslagen konsult, konsulters erfarenhet från liknande uppdrag, med angivande av referenser på organisation, kontaktperson och telefonnummer.
3. Kostnad, pris per timme inkl sidokostnader.
4. Föreslagen konsult, konsulters beskrivning av dennes insikt i kommunens organisation och uppbyggnad.
5. Uppdragstagarens affärsidé och verksamhetsidé.”

Exempel 2 – utvärderingskriterier vid upphandling av livsmedel

“Vid prövning av anbud kommer det anbud att antas som är det ekonomiskt mest fördelaktigt med hänsyn till nedan rangordnade kriterier:

Pris 60%
Kvalitet 40%”

Exempel 3 – anbudsutvärdering vid upphandling av familjerådgivning

“Anbudsutvärderingen omfattar följande moment och bedöms mot ställda skallkrav. Begärda uppgifter enligt kvalificeringsfasen skall visa att anbudsgivaren har kapacitet och förmåga att genomföra uppdraget.

• Förmåga
• Pris och kommersiella villkor/avtal
• Miljö

Kommunen kommer att anta de/n anbudsgivare som uppfyller ovanstående kriterier och lämnat det totalekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.”

Exempel 4 – anbudsutvärdering vid upphandling av kontorsmaterial

“Anbudsutvärderingen omfattar följande moment och bedöms mot ställda skallkrav. Begärda uppgifter enligt kvalificeringsfasen skall visa att anbudsgivaren har kapacitet och förmåga att genomföra uppdraget.

• Pris 60 poäng
• Sortiment 5 poäng 
• Kommersiella villkor/avtal 35 poäng
• Leveranskvalité 10 poäng
• Leveranstid 5 poäng
• Service 5 poäng
• Referenser 5 poäng
• e-Handel 5 poäng
  

Kommunen kommer att anta de/n anbudsgivare som uppfyller ovanstående kriterier och lämnat det totalekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.”

Exempel 5 – utvärdering av pris vid upphandling av tvättprodukter 

”Pris har bedömts enligt följande: Det anbud som lämnat lägsta pris har erhållit 3 poäng. De övriga anbuden har erhållit en lägre poäng relaterad till den procentuella differensen till lägsta pris. (Lägsta anbudspris dividerat med pris och multipliceras slutligen med faktorn 3).” 

Tilldelningsbeslut efter anbudsutvärderingen

Efter att den upphandlande myndigheten har genomfört anbudsutvärderingen ska information lämnas till anbudsgivarna om vilket anbud som antagits och varför. Det ska framgå av ett så kallat tilldelningsbeslut. I tilldelningsbeslutet ska en beskrivning av anbudsutvärderingen och fördelningen av poäng framgå. 

Sammanfattning av anbudsutvärdering 

1. Syftet med anbudsutvärdering är att utse det anbud som är bäst i en offentlig upphandling och som på bästa sätt motsvarar behoven för beställaren.
2. Den upphandlande myndigheten ska ange vilka tilldelningskriterier som kommer att tillmätas betydelse och deras inbördes prioritet/vikt vid bedömningen av vilket anbud som är mest ekonomiskt fördelaktigt.
3. Den upphandlande myndigheten kan välja mellan följande grunder för utvärderingen: bästa förhållande mellan pris och kvalitet, kostnad, eller pris.
4. Utvärderingsmodeller kan typiskt sett delas upp i två kategorier – relativa och absoluta.
5. Anbudsutvärderingen måste följa upphandlingsprinciperna.